1. Propósito

Realizar estados de cuenta con la finalidad de informar y presentar los registros de pagos realizados por los clientes o en su defecto por la aseguradora, verificando los valores pendientes o a favor de las partes y aclarando las inconsistencias presentadas en el contrato.

2. Alcance

El presente procedimiento inicia con la identificación del valor neto de la factura versus los pagos realizados ya sea por el inquilino o la aseguradora y finaliza analizando o dando respuesta de los valores a favor o en contra que presenta el contrato.

3. Responsabilidades

Las áreas responsables para esta solicitud son: 

3.1 Responsable 1.

Analista de cartera: deberá recibir y atender la solicitud por el inquilino o la aseguradora realizando las respectivas validaciones, con el fin de ayudar a esclarecer e identificar valores pendientes o en contra.

3.2 Responsable 2.

Facturación: Se encargan de crear las facturas con los respectivos cobros de canon.

3.3 Responsable 3.

Tesorería: Se encarga de descargar de manera correcta los ingresos y egresos de cada contrato.

4. Procedimiento

Para la elaboración del estado de cuenta se necesita descargar: facturas, recibos (entradas), egresos (salidas, esto aplica cuando se han realizado reintegros a la aseguradora).

Tener presente desde qué fecha desea generar las descargas de los archivos.

4.1 Para realizar la descarga de las FACTURAS debemos ingresar a Mobilia en la Opción Facturación/Facturas

• Dar clic en facturas

• A continuación arrojará la siguiente pantalla y vamos a digitar los siguientes campos: 

*En sucursal: seleccionar la sucursal donde se encuentra el contrato

*Fecha: rango de fecha que se necesita para hacer el estado de cuenta.

*Contrato (Opcional): Ingresar número de contrato

* Facturado a: Ingresar número identificación del arrendatario o en su defecto el nombre

*Dar clic en Buscar

• Una vez realizada la búsqueda aparecerán todas las facturas y para descargarla en la parte inferior dar clic en botón llamado Exportar Items de facturas a XLS.

• Se descargará un archivo en Excel, que podrá ser editado de acuerdo a las necesidades del área.

A tener en cuenta: quitar duplicados del consecutivo (en caso de que aplique) y ordenar de la fecha mas antigua a la mas reciente. En caso de evidenciar una factura en Estado Anulado se puede eliminar la fila o tenerla presente en los filtros.

4.2 Consulta y descarga de PAGOS realizados por un tercero (inquilino) o en su defecto por la aseguradora.

• Para consultar esta información, debemos ingresar a la Opción facturación y clic en recibos 

• Ingresar la información en la siguiente pantalla

En sucursal: seleccionar la sucursal donde se encuentra el contrato

Recibido de: Ingresar identificación del inquilino o nombre

Fecha de recibo: Rango de fecha que se necesita para hacer el estado de cuenta. (Debe coincidir con la misma fecha que se descargaron las facturas)

• Una vez realizada la búsqueda aparecerá todos los recibos y para descargar en la parte inferior aparecerá un botón llamado Exportar Recibos a XLS

• Se descargará un archivo en Excel

4.3. Para descargar los EGRESOS ingresar a la Opción Pagos y clic en Egresos (Solo cuando se evidencien reintegros a la aseguradora)

Ingresar la siguiente información: 

• Sucursal: Sede donde se encuentra el contrato
• Pagado a: Ingresar el NIT o nombre de la aseguradora
• Contrato: Ingresar número de contrato

Fecha de egreso: Rango de fecha que se necesita para hacer el estado de cuenta. (Debe coincidir con la misma fecha que se descargaron las facturas)

• Clic en buscar 

• Después dar clic en la parte inferior en el Botón Exportar Egresos a XLS

• Se descargará un archivo en Excel.

Tip: Para ver todos los registros de un tercero (valores positivos y negativos), también se puede seleccionar la opción Contabilidad luego clic en Cruce de cuentas: 

*Seleccionar en Sucursal: la sucursal donde se encuentra el contrato

* En Persona: digitar la cédula del arrendatario o en su defecto el nombre