Pago a proveedores

Este módulo está diseñado para gestionar, programar, y controlar los pagos a tus proveedores de manera eficiente. 

Control y Seguridad

Proceso de Verificación y Aprobación: Incorpora un sistema de doble control donde los pagos deben pasar por etapas de verificación y aprobación antes de ser ejecutados, garantizando una mayor seguridad y control sobre el flujo de dinero.

Funcionalidades Principales

• Registro de Pagos: Permite ingresar y documentar todo tipo de pagos adeudados a los proveedores.

• Programación por Fechas: Ofrece la capacidad de calendarizar pagos individuales para asegurar que se realicen en las fechas de vencimiento correctas.

• Pago Masivo por Fechas: Facilita la ejecución de múltiples pagos simultáneamente agrupados por fecha de programación, optimizando el tiempo de procesamiento.

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Se pueden registrar diferentes tipo de documentos: Causaciones, notas Crédito, Documento Equivalente

¿Cómo registrar una Documento?

Ruta: Pagos/pagos a proveedores/Registrar cuenta por pagar

• Al ingresar al modulo por defecto en Sucursal aparece la del logueo 
• Registrar Información de la Cuenta por pagar 
• Pagar a: Seleccionar la persona por nombre o documento
• Consecutivo factura: Consecutivo de la factura a pagar
• Vendedor: por defecto sale el usuario logueado 
• Cobrado a: Buscar la persona por documento o nombre
• Dirección de envío: Esta información viene pregarda de la información del cliente 
• Asunto: Detalle de la causación
• Pedido: Orden de servicio o compra 
• Porcentaje de descuento: Opcional
• Tipo de cuenta por pagar: Causaciones, notas Crédito o Documento Equivalente Causación
• Cartera: Seleccionar el concepto de cartera para el pago 
• Contrato: Seleccionar el contrato si aplica 
• Moneda: COP
• Periodo: mes y año
• Fecha de cobro: Esta fecha es Automática 
• Fecha de vencimiento: Fecha de Vencimiento del documento 
  • Si es un documento tipo nota crédito se despliegan 2 campo de fecha para indicar el periodo de facturación.
    • Periodo de facturación desde
    • Periodo de facturación hasta
• La factura es de Ingresos para terceros: Si aplica
• Genera Reteica? 
• La factura de pago a proveedor: Cuando selecciona que es para pago a proveedores se activan las opciones para el proceso de verificación y aprobación, que se da después de creado el documento.
• Sin proceso de verificación: Se salta el proceso de Verificación
• Sin proceso de Aprobación: Se salta el proceso de aprobación 
• Fecha de pago a proveedor: Definir la fecha para el pago masivo
• Siguiente consecutivo: Muestra el consecutivo que va a tomar el documento 
• Observaciones: El mensaje de este campo es automático, pero de puede editar.
• Subcentro de costos: Seleccionar el subcentro de costos

Despues de Diligenciar el encabezado se registran los items del documento:

Referencia: Diligenciar la referencia de facturación 

Cantidad: En unidades

Descripción: Automática al seleccionar la referencia

Valor Bruto: Solo números

Tercero Relacionado: Llamar por nombre o documento

Impuestos: Automático al seleccionar la referencia Automatico

Cuenta Activa: Automático al seleccionar la referencia 

Subcentro: 

 Diligenciar impuestos y retenciones.

Item: En la lista salen las referencias registradas, seleccionar a la que aplique

Impuestos: Seleccionar el impuesto aplicar 

Valor Base: Solo números 

Valor impuesto: el valor se calcula automático con los datos anteriores 

Revisar el total y registrar cuenta por pagar.

Se puede cargar el documento base. (Factura) en formato PDF

Verificar Pago 

Al finalizar se debe ingresar nuevamente y seleccionar la cuenta por pagar generada para que se abra la ventana de detalle de movimiento, y en la parte inferior seleccionar la opción Generar verificación. 

Importante: Este es el botón que dispara la actividad de VERIFICACIÓN a la persona seleccionada en el documento.

Si se desea realizar este proceso para varios pagos se filtran los pagos y seleccionar la opción Generar Verificaciones.

•  Aparecerá un aviso informando que:

VERIFICADOR:

• Quedará pendiente de ser verificada por la persona seleccionada en el registro a la cual le llegará una Actividad.
• Después de realizar la verificación el registro queda con un estado de aprobación: Verificado.

APROBADOR:

• La persona asignada como aprobador debe realizar la aprobación desde la lista de estado de aprobación seleccionar la opción Aprobado y seleccionar la fecha de pago a proveedor. Allí se desplegará un aviso de confirmación para continuar con la aprobación y se selecciona SI.

Luego de realizar la verificación y aprobación de los pagos a proveedores, se puede realizar el Pago.

¿Cómo realizar el lote para el pago masivo a proveedores?
 

En el modulo de pagos/pagos a proveedores:

• Seleccionar la opción Pago Masivo
• Se desplegará un formato para seleccionar
  • fecha de pago asignada - se elije la fecha de los pagos a realizar
  • Cuenta de fondos- seleccionar de la lista según la parametrización de cuentas de la inmobiliaria
  • Forma de pago- seleccionar de la lista (transferencia, cheque, PSE, otro)
  • Referencia de pago-  obligatorio- A elección del usuario
  • Por ultimo Efectuar Pago masivo

• El sistema presentará un mensaje de aprobación y para continuar seleccionar SI
  
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  ¡Importante! para la gestión de cambio de estados en el proceso, para llevar los pagos a estado Terminado es necesario que se pague masivo, si se realizan de forma manual estos quedan en estado Aprobado.