¿Cómo gestionar un preaviso?

Se registra un preaviso cuando existe una intención del cliente de dar por terminado el contrato ya sea de forma anticipada o a termino del contrato.

Ruta para la gestión de preavisos:

Contratos - Ver preavisos

Al ingresar se encuentran los filtros de búsqueda que nos presenta las siguientes opciones:

• Asesor
• Sucursal: a la pertenece el contrato
• Mes y año del preaviso
• Estado: Pendiente, Aprobado, rechazado, Prorrogado, En validación.
• Fecha de desocupación
• Acuerdo de terminación
• Fecha de preaviso
• Fecha de estado anterior
• Contrato: Número de contrato, nos permitirá buscar exactamente un registro, los filtros anteriores presentarán un consolidado.

¡TENGA EN CUENTA! Esta información sirve como base para la gestión de los preavisos, los estados deben estar ligados a la gestión del menú desplegable que se presenta al seleccionar el registro, los pasos son adaptables según los procesos interno de la inmobiliaria.

Al seleccionar un registro de un preaviso se desplegará un menú en la parte superior izquierda de la pantalla, donde se podrán gestionar:

¡IMPORTANTE! las plantillas de las cartas deben estar cargadas previamente y contener los tags que combinarán la información del cliente (Mobilia se encarga de esta parametrización de las plantillas, que el cliente debe enviar previamente en la etapa de implementación). Esta plantilla se descargará por el asesor encargado para posteriormente ser enviada al cliente desde un dominio de la inmobiliaria, MOBILIA no tienen envío automático de estas cartas. 

1. Observaciones: Encontrará la bitácora del preaviso (datos iniciales del registro, tipo de negociación, asesor que registró el preaviso, observaciones y notas); también brinda la opción de registrar nuevos seguimientos a la gestión del preaviso.
2. Generar Carta Solicitante: En esta opción se descarga el formato de la carta predeterminado por la inmobiliaria, para responder al cliente que solicita la terminación del contrato.
3. Generar Carta Desocupación: Se genera la carta predeterminada por la inmobiliaria para informar a la contra parte la desocupación del inmueble.
4. Carga de Carta: Permite al asesor adjuntar las cartas al archivo digital del contrato relacionado en el preaviso, al seleccionar esta opción el sistema abrirá el archivo digital para la posterior carga de los documentos.
5. Cambiar Fecha de Desocupación: Permite gestionar la fecha de desocupación en caso de que en el proceso sea necesario. Al cambiar la fecha de desocupación se envía una Actividad de aprobación que llega al asesor de preavisos, con la opción de Aprobar o Rechazar la fecha de desocupación.
6. Gestión: Esta opción permite gestionar el cliente, Seleccionar el cliente desde Gestionar sobre: Inquilino y propietario, respondiendo la pregunta ¿Desea continuar con XXXX? En la caso del inquilino lo redireccionará al CRM para que el área comercial se haga cargo de la nueva búsqueda de un inmueble.
7.  Si el preaviso se encuentre Aprobado, el menú despliega la opción de Prorrogar Contrato, en caso de que el solicitante desee suspender el proceso de terminación de contrato, en este caso el sistema prorrogará el contrato por la siguiente vigencia.

Nota: En todos los estados del preaviso, en el menú se visualiza el módulo Ver Novedades en caso de que el contrato presente alguna novedad (Pausar pago, Pausar facturación masiva, Desactivar recaudo...)

Estados del preaviso y uso

Pendiente: El preaviso se encuentra registrado y en gestión.

Aprobado: El preaviso ya fue gestionado, en este estado la información viaja al modulo de Recibos y entregas donde el área de desocupaciones se encarga de gestionar con el cliente la desocupación, inventario, recepción y entrega del inmueble según sea el caso.

Rechazado: El preaviso no fue aprobado y se dará por finalizada la gestión

• Adicionalmente cuando se registra un preaviso de desocupación con acuerdo Penalización (Anticipada)  si se pasa a estado Aprobado el sistema mostrará un estado adicional En Validación, ya que este tipo de preavisos requieren de revisión por parte del Director comercial ya que dependen de una negociación previa con el cliente y deberán ser corroboradas antes de la aprobación final del registro.
• Al Director le llegará una actividad "Validar la aprobación de un preaviso que no cumple" al seleccionar la actividad se desplegará un formato para aprobar o rechazar el preaviso que a su vez saca una alerta para confirmar la acción.

¡IMPORTANTE! cuando el preaviso es por Empalme este debe ser registrado cuando ya existe un negocio para el inmueble registrado en el contrato de la solicitud del cliente ya que este tipo de negociación al ser Aprobada pondrá el inmueble en cesión y las actividades derivadas del proceso tienen un tiempo de vencimiento; adicional el contrato en Cesión quedará pausado para Facturación por el proceso de desocupación. Para ampliar la información Ver Articulo de Empalmes