Proceso de contrato nuevo

Creado por Liliana Montejo, Modificado el Lun, 20 Nov, 2023 a 4:57 P. M. por Andrea Higuita Velez

El proceso de contratos es el centro de operación mas importante de las inmobiliarias. En esta guía te explicamos cómo gestionar un contrato nuevo.

Cuando se va a crear un nuevo contrato se debe tener en cuenta que tanto la propiedad como el cliente deben estar creadas en el CRM y en Mobilia.

En los siguientes enlaces encontrarás los artículos para gestionar la información previa al contrato:

PASO 1

consignación de inmuebles

PASO 2

Crear un cliente

PASO 3

Reservar inmueble

PASO 4

Convertir cliente

Paso 5

Generación de una nueva Orden de contrato

Después de reservar el inmueble, cuando el cliente tome la decisión de tomar la propiedad inicia el proceso de un nuevo contrato, seleccionando el cliente desde CRM en la opción convertir o desde la propiedad en la derecha en los tres puntos seleccionar convertido. Esta opción desplegará un cuadro con el código del inmueble reservado y el tipo de negocio Orden de contrato, seleccionar la opción IR y ésta te direcciona a la pantalla para diligenciar la orden de contrato.

Orden de contrato

Toda Orden de contrato consta de 2 elementos: Términos y Partes.

Primero se diligencian los términos del contrato según las condiciones del negocio:

Términos básicos

Tipo: seleccionar si es para vivienda o comercial

Tipo de contrato nuevo: seleccionar si es un contrato nuevo, cesión de contrato, empalme, cesión tercero, incremento de canon, colocación. (Información para estadística y seguimiento comercial)

Asesor: seleccionar el nombre del asesor que realizó el negocio con el cliente, éste debe estar creado previamente en el sistema en personas/personas

Aseguradora: seleccionar la aseguradora con la que se realizó el estudio.

Referencia: Digitar el numero de estudio indicado por la aseguradora

Canon: se diligencia el valor del arrendamiento pactado

Incluir IVA del canon en la comisión: al seleccionar esta opción, el sistema calcularía el mismo porcentaje de comisión que se le cobra al propietario por administrar el inmueble sobre el valor total del canon + iva.

Duración: el tiempo pactado con el cliente para la ocupación del inmueble en meses

Fecha de Inicio: la fecha desde la que empieza a correr el tiempo pactado en el contrato. (Esta fecha determina el ciclo del contrato para procesos masivos de facturación y pagos)

Fecha de ocupación: se indica la fecha en la que el cliente ocupará el inmueble. Con base en esta fecha, el sistema calcula los días proporcionales que serán facturados al inicio del contrato.

Cuantía: ( duración x canon) es calculado directamente por el sistema, el cual muestra el valor pagado en el tiempo total pactado en el contrato

Fecha fin: La fecha es calculada por el sistema, según la duración pactada en el contrato.

Preaviso pactado: Se registra el tiempo pactado, normativamente son 3 meses para tipo de contrato vivienda y 6 meses para tipo de contrato comercial. En caso de pactar algo diferente, se debe diligenciar este campo, para que el sistema envíe alertas.

Fuente de negocio: Seleccionar si es cliente actual, referido, sala de venta, portería, colega, planta, aviso, web portal, finca raíz, metro cuadrado, cien cuadras, appropiate, icasas, OLX, periódico, recorrido zona, whatsapp, socio, informe inmobiliario, propiedades magazine, feria, redes sociales, portal propio, base de datos, billboard, allrenti, aptuno, wiwebinmobiliaria. (u otras opciones parametrizadas por la inmobiliaria)

Valor de la comisión inicial (Arrendatario): El porcentaje que cobra la inmobiliaria por los trámites del contrato, se cobra una única vez.

Comisión inmobiliaria (propietario): la comisión en porcentaje, establecida por la inmobiliaria por la administración del inmueble, este pago es mensual.

Lineas telefónicas: Se parametriza si posee o no lineas telefónicas

Parqueadero: se diligencia el número de parqueadero. Si no tiene, se pone NA

Cuartos Útiles: Diligenciar el número del cuarto útil. Si no tiene, se pone NA

Observaciones: en este campo se diligencia información relevante para el proceso de contrato.

Comentarios para las clausulas: Se diligencia información que quedará consignada en las clausulas del contrato, si hay una clausula nueva que se debe incluir.

Administración: En este campo se digita el NIT de la administración, esta ya debe estar creada en mobilia, como crear una Administración

Inmobiliaria paga administración: Al seleccionar este parámetro en el contrato queda pactado que el valor de la administración es cobrado al propietario y pagado a la administración.

Cuota administración: Se ingresa el valor de la cuota de la administración

Cuota administración con descuento: Si existe un descuento por prontopago se diligencia en esta casilla

Condominio: No es necesario llenar

Limite de indemnización: cuando se llega al limite del tiempo de la indemnización se le informa al propietario.

Firma Vía Auco

Mobilia cuenta con una integración con Auco para la gestión de las firmas de contratos, se puede seleccionar si se realiza la firma física o digital y el medio por el cual se realizara la firma.

Documento contrato arrendamiento (Partes del contrato)

Documentos contrato mandato (Inmobiliaria-propietario)

Si se firma digital elegir:

Whatsapp

Correo electrónico

Condiciones de incremento

Se diligencia la información del incremento del canon de arrendamiento

Fecha de incremento: se fija la fecha del incremento según lo pactado en el contrato, si se deja en blanco el sistema se pone por defecto según lo registrado en el contrato.

Ojo, al final se encuentra un check para marcar los casos en los que la negociación del incremento solo se hizo para el año en curso y a partir del próximo año se debe volver a pactar entre las partes, por lo que el sistema una vez se ejecute el incremento, marcará el contrato con un incremento No pactado aún.

Se eligen el tipo de incremento que se realizará en la fecha pactada.

Al diligenciar la información anterior se selecciona la opción Guardar, al seleccionar esta opción de desplegará la opción para diligenciar las partes del contrato y en la parte superior izquierda permite adjuntar el Archivo digital.

Partes

el contrato debe tener los datos del propietario, inquilino y codeudor.

Datos de identificación

Rol en el contrato: qué figura cumple dentro del contrato, si es propietario, inquilino o codeudor

Tipo de persona: Seleccionar si es natural o Jurídica

Documento: Seleccionar si es CC, NIT, CE, TI, PS, CIF, NE, RC, en el siguiente campo se digita el número de documento, en este punto el cliente debe aparecer automáticamente, el cliente debe estar creado en mobilia en Como crear un usuario

Razón social: En caso de ser persona Jurídica y tenga nombre comercial.

Primer Nombre

Segundo Nombre

Primer Apellido

Segundo Apellido

Fecha de Nacimiento: día/mes/año

Información Tributaria

Se seleccionan las responsabilidades fiscales según estén marcadas en el RUT

Información de contacto

Esta información es necesaria cuando existe un contacto adicional en el caso del propietario

Teléfono principal

Celular

Teléfono secundario

Correo electrónico

Correo electrónico alternativo

Dirección correspondencia

Condominio de correspondencia

Municipio

Sector (Barrio)

Se selecciona el medio de envío

Información Laboral

Esta información normalmente es requerida para el registro de los deudores solidarios.

Empresa

Cargo

Dirección

Salario

La información debe cargar automáticamente desde la base de datos existente si algún campo se debe modificar se debe ingresar directamente desde Personas/personas, buscar el contacto y modificar los datos, se llama nuevamente al cliente con el documento y la información cargará automáticamente.

Después de tener la información completa dar clic en la opción Guardar info. Terceros, este proceso se realiza para cada una de las personas que serán parte del contrato.

Por último, en la parte inferior derecha, se encuentra el botón de Guardar, que sirve para guardar los cambios de la información ingresada, antes de ser ENVIADA para revisión.

Al guardar los cambios ingresar a Archivo digital en la parte superior izquierda de la pantalla, en esta opción es donde se deben subir los documentos digitalizados requeridos para el contrato desde la opción seleccionar y Cargar, al finalizar dar clic en Guardar y enviar.

Como cancelar la orden de contrato en caso de daño de negocio mientras se elabora el contrato.

Ingresar a Contratos/Contratos buscar la orden de contrato a cancelar

Seleccionar le contrato, desplegara la opción en la parte izquierda de la pantalla

Seleccionar la opción Daño Negocio y lanzara un mensaje de confirmación que indica "Dañar negocio implica poner disponible el inmueble y cancela el inventario inicial ya que se cayó el negocio. ¿Esta seguro de dañar el negocio?" seleccionar Si para Dañar el negocio o No para Cancelar la acción.

Al seleccionar Si:

después de rechazada no se podrá realizar ninguna modificación
El inmueble queda en estado disponible
La Orden de contrato quedara en estado RECHAZADA
El inventario inicial queda CANCELADO, Ruta del inventario: Inmueble/inventario inicial

Importante:

Tener en cuenta que para este proceso el Contrato debe estar en estado PENDIENTE si el contrato ya esta enviado se debe realizar la acciones desde tareas de contratos.
La opción solo estará habilitada para el asesor que creo

Al guardar la orden de contrato saldrá el siguiente mensaje y como siguiente paso se le da clic en enviar para inicial el flujo del proceso:

Guardar

Enviar

Paso 6

Validaciones del contrato (Activación del semáforo)

Al enviar el contrato se genera una tarea de forma automática para la validación del contrato, estas notificación se pueden visualizar en la parte superior de la pantalla en los mensajes pendientes mobilia.

Después de verificar la tarea ingresar a:

Contratos/tareas de contrato realizar la búsqueda de la tarea, ideal buscar por numero de contrato; seleccionar la tarea y dar clic en Reclamar, la tarea queda asignada a tu nombre y también se puede reasignar a otro asesor.

Al ser reclamada esta tarea de nueva orden de contrato el menú te brinda varias opciones de gestión. La tarea se debe marcar en Revisión para que quede un histórico de gestión donde se pueda consultar el estado, también brinda la opción de Devolver en caso de que el contrato necesite ser corregido.

Al poner la tarea en revisión el contrato queda marcada como orden en revisión, que permitirá al analista asignado realizar las validaciones a la orden de contrato antes de enviarlo para firmas.

La tarea se resuelve cuando el contrato se encuentre firmado y se genera la tarea para indicar la fecha de ocupación, al fijar la fecha se genera la tarea para revisar administración y revisar SSPP.

Paso 7

Validaciones de la Administración

Reclamar la tarea de administración, se realizan las validaciones correspondientes según lo definido por la compañía.

Validaciones: con el número de contrato consultar en contratos/contratos en la opción del menú Administraciones para validar la información registrada, verificar que coincida con las condiciones en los campos de observación, los campos marcados inicialmente y realizar los ajustes necesarios; validaciones:

Datos de la administración
Datos del condominio
información de pago
- Si/No La inmobiliaria paga administración
- Si/No Cobra cuota base de administración inquilino (Es cuando la cuota de la administración se le cobra al inquilino, es decir que no está incluida en el valor del canon)
Validar la cuota de administración: En este campo se registra la cuota plena de la administración
En la sección de facturas de administración se valida y se marca el mes de las administraciones que ya enviaron factura.
Se valida la marcación de los pagos con descuentos
- Si/No usar aprovechamiento de administración (Esta opción se usa, cuando la inmobiliaria registra como aprovechamiento, la diferencia entre la cuota plena y la cuota con descuento)
Valor de la cuota administración con descuento : Siempre se debe poner este valor. En caso tal que la administración no tenga cuota con descuento, se pone el mismo valor de la cuota plena.
Días para vencimiento de descuento: Este campo indica el día del mes en que se debe hacer el pago a la administración. Con base en esta información, cuando se hace el proceso de pago masivo a administraciones, la persona encargada del pago, realizará un filtro con el mes, año y días para vencimiento.

Nota: En la opción términos, en el campo observaciones se puede registrar información importante para la gestión de las administraciones.

Al finalizar las validaciones se debe resolver la tarea desde contratos/tareas de contratos para continuar el flujo de proceso.

Validación de servicios públicos

En validación de servicios públicos se reclama la tarea desde contratos/Tareas de contrato - Reclamar

Para esta revisión Mobilia cuenta con un campo para diligenciar los números de contratos de servicios públicos para realizar las consultas desde términos en contratos/contratos.

La información del inmueble facilitará la consulta de datos, también se genera un histórico si la propiedad ha tenido varios contratos en caso de que se deba realizar estimativos de servicios públicos.

Validación del contrato

Para continuar con el proceso se debe validar el contrato, en este punto ya se hizo revisión del términos, partes, administración, SSPP y los contratos deben estar firmados.

Facturación

Después de realizar las validaciones del contrato se realiza la facturación del canon de arrendamiento y facturación de comisión, lo ideal en este caso es validar que los contratos tanto de arrendamiento como de mandato se encuentren firmados.

Reclamar la tarea desde contratos/tareas de contrato
Seleccionar el contrato con tipo de tarea Facturar - Reclamar
Permite realizar las validaciones de las observaciones de las áreas anteriores para revisar si existen novedades que apliquen a la facturación del contrato, se valida que el contrato firmado y las partes correspondan a los datos del contrato, que el contrato de servicios públicos este relacionado a la dirección.

Facturación de canon de arrendamiento

Al realizar la facturación del primer canon de arrendamiento se realizara el cobro de la comisión inicial que se factura una sola vez.

Cartera

Se reclama la tarea desde Contratos/tareas de contratos, tipo de tarea: Gestión cartera inicial - Reclamar.
- Esta tarea es básicamente para validar en Facturación/recibos, que el cliente realizo el pago de las facturas generadas, se deja la anotación de revisión donde se indica si se debe continuar con el proceso o si no se debe realizar pagos a terceros, en caso de continuar el proceso dar clic en Resolver.

Pagos

Se reclama la tardea desde contratos/tareas de contratos, tipo de tarea: Gestionar primer pago-Reclamar.
Se validan las novedades del proceso, lo mas importante en este paso es validar que el contrato de administración por mandato se encuentre firmado para proceder a realizar los pagos.
Se valida si el contrato tiene alguna novedad en caso de tener la novedad de Pausar pago, eliminarlo para que el pago se siga realizando de forma masiva.

Se realiza el pago al propietario desde Pagos/Egresos - Nuevo egreso se ingresan los datos del egreso:

Sucursal: donde se realizo el contrato de arrendamiento

Fecha de egreso: Esta fecha es automática corresponde al día en que se elabora el egreso.

Fecha de transmisión: Esta fecha es modificable y corresponde a la fecha en la que se realizará la transacción (el giro).

Pagado a: documento o nombre del propietario del inmueble consignado en el contrato

Contrato Beneficiario de pago: Se selecciona el contrato asociado al pago que se va a realizar.

Identificación Beneficiario de pago: Se ingresa el número de documento del beneficiario, estos datos deben estar registrados en el sistema y cargan de forma automática

Beneficiario de pago: Nombre del beneficiario del pago registrado en el usuario

Pagado de cuenta de fondos: Se selecciona la cuenta de la cual se realizará el pago

Método de pago: Seleccionar si es por transferencia o Cheque

Sanción escalonada: NO APLICA

Observaciones: Si se debe registrar alguna novedad acerca del pago se ingresa en este campo, este es de uso interno.

Carteras activas

Contrato: Seleccionar el contrato asociado al pago.

Al diligenciar la información se desplegarán los pagos que mostrarán: Documento (factura, nota interna), Consecutivo, Valor inicial, valor actual, concepto (cuentas que se mueven en el egreso), descripción, abonar (valor), pagar todo (permite seleccionar todos los conceptos a pagar), fecha (fecha del documento), Vence (fecha de vencimiento), mora, sucursal, contrato.

Una vez realizado el egreso, se puede proceder a Resolver la tarea de Gestionar primer pago y con esto queda completado el flujo (Semáforo) de un Contrato nuevo, que ya puede empezar a gestionarse en los procesos masivos de la compañía, mes a mes, durante su vigencia.

Por último, es importante revisar las novedades del contrato por la ruta Contratos / Contratos / Novedades, para Eliminarlas y garantizar que se incluya el nuevo contrato en los procesos masivos de facturación y pagos para los próximos meses de la vigencia del contrato.