Tareas de contratos

Creado por Jorge Luis Gutierrez, Modificado el Lun, 20 May a 9:03 P. M. por Andrea Higuita Velez

En este artículo encontrarás una guía para hacer una validación de un contrato nuevo, con los términos normales (comisión de inicio y comisión por administración por defecto).

Al realizar un proceso de contrato nuevo, Mobilia permite utilizar el flujo de contratos para controlar el proceso de comienzo a fin y garantizar que todos los contratos nuevos tienen la información correcta, para que los procesos masivos de pagos, facturación y cartera se puedan generar sin problemas durante la vigencia del contrato.

El flujo inicia cuando el asesor comercial ingresa una orden de contrato.

Ingresar al menú Contratos / Tareas de contratos
Se puede filtrar por tipo de tarea (nueva orden de contrato), o número de contrato
Permite asignarte como responsable de la actividad, al seleccionar la tarea se desplegará un menú a la izquierda de la pantalla que muestra la opción de "Reclamar",
Posteriormente puede darle clic en la tabla, en el código del contrato, para ver el detalle
Una vez estés en pantalla, puedes validar la información, y si está correcto lo puedes "validar".

Esta acción permite reclamar las tareas de contratos para realizar las verificaciones y activar el semáforo con las siguientes tareas para finalizar el proceso de generación de un NUEVO CONTRATO.

Tipos de tareas que se pueden asignar y gestionar en Mobilia ingresando desde Contratos/tareas de contratos

Tal como lo vemos en el semáforo, el sistema irá disparando un nuevo tipo de tarea, a medida que cada usuario responsable va resolviendo la tarea anterior.

El orden por defecto del flujo de tareas de contratos es:

1. Nueva Orden de contrato: Se reclama / Se revisa / Se envía para firmas / Se resuelve

2. Fecha de ocupación: se selecciona la fecha exacta de ocupación

3. Revisar Administración: Se reclama / Se resuelve

4. Revisar SSPP: Se reclama / Se resuelve

5. Facturar: Se reclama / Se resuelve

6. Gestionar Cartera Inicial: Se reclama / Se resuelve

7. Gestionar Primer pago: Se reclama / Se resuelve

Cómo verificar una tarea de contratos

Ingresar menú contratos / tareas de contratos
Se habilitan varios filtros, que se usarán según sea el caso, ejemplo: si se va a realizar la primera parte del proceso, que es el contrato, entonces en el tipo de tarea se filtra por la opción "Nueva Orden de contrato", Buscar y aparecerán todas las ordenes pendiente de contrato.
Si solo se requiere ver las nuevas, que no están o no han sido gestionadas por ninguna persona, en el filtro "Estado de la tarea", seleccionar "Nuevo" y Buscar. Aparecerán las tareas sin asignar y se podrán reclamar en el menú que se habilita en la izquierda de la pantalla al seleccionar la tarea.

Verificar tareas

Esta consulta se usa para verificar los estado de las tareas y desde las opciones que se despliegan al seleccionar la tarea realizar la gestión respectiva

Reclamar tareas de contratos

Desde esta opción permite asignar la tarea a la persona logueada, quien figurará como Responsable. Si lo que se desea es asignar la tarea a una persona diferente, se debe seleccionar la tarea y en el menú de la izquierda se selecciona Reasignar tarea a un nuevo usuario.

Filtros disponibles:

Estado de tarea:

Nuevo : Es el estado inicial cuando se crea una tarea nueva
Asignado: Una vez se reclame la tarea o le sea asignada la tarea a un empleado, queda en estado asignado (con un responsable)
Resuelto: La tarea ha sido resuelta por la persona asignada y pude seguir el flujo del proceso.
Devuelto: La tarea anterior del flujo, quedó incompleta o debe volver a abrirse, por lo tanto se devuelve la tarea al proceso anterior.
Daño negocio: si se daña un negocio, se interrumpe el flujo en el proceso que esté.
En revisión: El proceso se demorará más de lo normal, en este estado es importante registrar observaciones para mantener el equipo informado.
Enviado para firmas: la tarea depende de un tercero.

Tarea de administraciones

Estas validaciones se realizan desde el proceso de contrato nuevo y se activa con las tareas de contratos/tareas de contratos, articulo relacionado Contrato nuevo

Reclamar la tarea de administración, se realizan las validaciones correspondientes según lo definido por la compañía.

Validaciones: con el número de contrato consultar en contratos/contratos en la opción del menú Administraciones para validar la información registrada, verificar que coincida con las condiciones en los campos de observación, los campos marcados inicialmente y realizar los ajustes necesarios en cada una de las secciones; validaciones:

Información de contacto:

Se digita el nit o nombre de la administración, que debe estar creada previamente en Personas / personas.

Información de pago:

Si/No La inmobiliaria paga administración

Si/No Cobra cuota base de administración inquilino (Es cuando la cuota de la administración se le cobra al inquilino, es decir que no está incluida en el valor del canon.

Validar la cuota de administración: En este campo se registra la cuota plena de la administración

Referencia pago de administración: Se ingresa el apartamento o algún código interno para el envío del archivo plano al banco, que permita identificar el pago a la copropiedad.

Incluye pago calderín: solo se marca si la copropiedad realiza este cobro de calderín (agua caliente) por aparte en la factura. (aplica principalmente para condominios en Bogotá)

Facturas de administración:

En esta sección se valida y se marca el mes de las administraciones que ya enviaron factura.

Pago con descuento:

Si/No usar aprovechamiento de administración (Esta opción se usa, cuando la inmobiliaria registra como aprovechamiento, la diferencia entre la cuota plena y la cuota con descuento)

Valor de la cuota administración con descuento : Siempre se debe poner este valor. En caso tal que la administración no tenga cuota con descuento, se pone el mismo valor de la cuota plena.

Días para vencimiento de descuento: Este campo indica el día del mes en que se debe hacer el pago a la administración. Con base en esta información, cuando se hace el proceso de pago masivo a administraciones, la persona encargada del pago, realizará un filtro con el mes, año y días para vencimiento.

Nota: En la opción términos, en el campo observaciones se puede registrar información importante para la gestión de las administraciones.

Al finalizar las validaciones se debe resolver la tarea desde contratos/tareas de contratos para continuar el flujo de proceso.

Archivo digital

Otra de las funciones que se llevan a cabo en el área de administraciones, consiste en mantener actualizado el archivo digital del contrato, garantizando que las facturas de las administraciones estén almacenadas mensualmente y puedan ser consultadas por otras áreas de la compañía o en su defecto por el propietario en un portal de autogestión, como soporte a los descuentos efectuados en el pago mensual del canon de arrendamiento.

Desde la opción Contratos/contratos seleccionando el contrato en la opción Editar se desplegarán las opciones del menú donde encontrará el archivo digital, o si desea que esté disponible para consulta del propietario, se debe cargar en el siguiente menú de Descuento a Prop