Empalme de contrato

Propósito

Un empalme de contrato se da cuando el arrendatario no puede continuar con el contrato de arrendamiento y se busca que el contrato siga su curso normal, allí se consigue otro arrendatario para que tome ese inmueble con el objetivo de que el arrendatario saliente no pague la penalización al dar por terminada de manera anticipada la relación contractual con acrecer.

Como realizar un Empalme

• Ingresar a contratos/contratos
• Seleccionar el contrato al cual se le realizara el empalme, tener en cuenta que para este proceso el contrato debe estar en estado vigente. 

• registrar el preaviso en el menú que se despliega en la izquierda de la pantalla
  • Seleccionar las opciones que presenta el formato:
    • Solicitante: Arrendatario o propietario. En caso de Empalme, solo aplica para Arrendatario.
    • Motivo: Compra de inmueble, búsqueda de inmueble más grande, traslado de ciudad, económicos, mal servicio inmobiliaria, tema de reparaciones, otro.
    • Medio de notificación: Email, carta
    • Fecha de solicitud: fecha en la que se registra el preaviso
    • fecha de terminación de contrato: la fecha fin del contrato
    • Fecha de desocupación: La fecha la indica el solicitante, esta fecha define si el preaviso es anticipado
    • Escoja una opción para la aprobación del preaviso: para este proceso se elije la opción Empalme.
    • Condiciones de empalme: Al seleccionar la opción empalme se despliega un listado de requisitos, que deben ser marcados y diligenciados para solicitar la aprobación de la desocupación anticipada.
      • Aprobación del propietario
      • El inquilino accede a pagar una comisión del %
      • Nuevo valor del canon: el valor pactado para el nuevo arrendatario
      • Pintura y alistamiento: Inmobiliaria, propietario o inmobiliaria
    • Asesor: Persona encargada el gestionar el proceso de empalme.
    • Observaciones: Campo opcional, para registrar información relevante para el proceso de aprobación y generación de nuevo contrato.

• Registrada la información dar clic en la opción Registrar Preaviso, saldrá un aviso que indica que el preaviso fue registrado con éxito.

• En las notificaciones se registra que el contrato está pendiente de revisión para empalme al ROL asistente de contrato y se activarán las tareas de contrato, tipo Empalme de contrato.

• Ingresar por contratos/tareas de contrato

• En la opción tipos de tarea Aparecerán 4 tareas de empalme: 
  • Empalme de contrato, 
  • empalme- facturar comisión, 
  • empalme- estimativos,
  • empalme- finalizar con acta.

• para realizar la búsqueda de la primera tarea se puede seleccionar el tipo de tarea Empalme de contrato, contrato (numero de contrato), estado de tarea: Nuevo y la búsqueda  arrojara las tareas de empalme de contrato

• Al seleccionar la tarea se desplegarán nuevas opciones en el menú de la parte superior izquierda de la pantalla, Observaciones (donde se visualizará la información registrada en el formato del preaviso y la opción para registrar información relevante para el proceso), ajustes, daño negocio, reclamar.

• El Rol Asistente de contratos reclama la tarea desde la opción Reclamar, se valida que las condiciones del empalme se cumplan, como la aprobación del propietario, la comisión por la desocupación fuera de los términos, el nuevo canon de arrendamiento y la responsabilidad de las reparaciones del inmueble y al finalizar dar clic en Resolver para continuar el proceso. 

• Una vez el rol de Asistente de contratos resuelve la tarea, al rol de director de arrendamientos le llega una notificación al icono de Mis actividades, Validar la aprobación de un preaviso que no cumple, al seleccionar se activará un cuadro de información que indica:

• Validación aprobación de preaviso: El usuario ... ha intentado aprobar el preaviso de contrato ... por la siguiente razón. Empalme de contrato y muestra la información con la que se registró el preaviso; las opciones disponibles son: Aprobar, Rechazar, Cancelar, ajustar, se elige la opción según la decisión que tome el Rol director de arrendamientos.

• Si se Aprueba el empalme, se enviará un nuevo mensaje en Mis Actividades al asesor responsable del empalme indicando "Ya se aprobó el proceso de empalme. ¿Desea empezar la nueva orden de contrato? (Inmueble... Contrato base ...)", desde este punto se puede iniciar el nuevo contrato.

• Al seleccionar la opción Iniciar nuevo contrato, el sistema lanzara una alerta que indica que es necesario solicitar el inventario inicial y después de solicitado te direccionara a la orden de contrato.

• Si se Rechaza, el proceso quedará cancelado inmediatamente y se anulara el empalme.

• Si se elige la opción Ajustar: se desplegará una nueva Tarea de tipo empalme(Ajuste), la tarea se reclama se realiza el ajuste requerido, se Resuelve la tarea y esta pasa de nuevo aprobación con el director de arrendamientos.

• Al ser aprobado el empalme en las notificaciones cargarán 2 nuevas tareas "El contrato esta pendiente de liquidación de estimativos"que estará a cargo del Rol gestor de inmuebles. "El contrato ...está pendiente de facturación de comisión del %" que estará a cargo del Rol gestor de facturación.

• Se reclama las tareas desde contratos/tareas de contrato, se realiza la facturación por estimativos y la comisión, después de finalizado este proceso Resolver las tareas y se creará una nueva tarea llamada "Pendiente por finalizar con Acta", que debe ser resuelta por el Gestor de inmuebles, una vez tenga el acta de finalización.