Finalización de contratos

Propósito

Finalizar el contrato en Mobilia y quede así legalizada la terminación de la relación contractual entre las partes.

Alcance

El presente procedimiento inicia cuando se recibe el acta o documento de Cesión Externa, solicitando finalizar el contrato y culmina cuando se deje finalizado el contrato en Mobilia.

Actividades

• Validar que todo esté completamente diligenciado en el acta
• Revisar que el preaviso esté en estado aprobado, cuál fue el último canon facturado y el estado de la cartera de las partes (propietario e inquilino)
• Generar facturas de saldos pendientes antes de finalizar el contrato
• Finalizar el contrato de arrendamiento en Mobilia
• Notificar a las áreas correspondientes la terminación del contrato para que validen las observaciones notificadas.

Finalizar contrato con Acta de entrega

Este proceso sucede cuando se da por terminado el contrato de arrendamiento entre las partes, es decir propietario e inquilino. El documento que normalmente se utiliza es el ACTA DE ENTREGA en la cual queda constancia de la entrega del inmueble por parte del inquilino a la inmobiliaria y en este documente se dejan todas las novedades sobre el estado en que se recibe el inmueble y el pago de los estimativos.

Este documento es firmado por el inquilino y el funcionario de la inmobiliaria.

 A continuación se menciona lo que se debe validar en mobilia antes de finalizar un contrato:

• El estado del Contratos/Contratos
• Validar la solicitud de preaviso y verificar si cumple las condiciones Contratos/Ver preavisos
• Verificar el estado y generara las facturas de saldos pendientes Facturación/Factura
• Contabilidad/Cruces de cuenta  

• Si tiene acuerdos: Para saber si tiene algo pendiente por pagar
• Novedades: Para saber qué novedades presenta el contrato
• Archivo digital: Para descargar el archivo del Acta 

El asesor validara el ACTA DE ENTREGA, según las exigencias de la compañía, ejemplo:

• Número de contrato
• Acta de entrega
• Datos completos del inquilino y Propietario
• Las observaciones 
• Estimativos de servicios públicos
• Firma del inquilino e inventarista

En facturación/Facturas

• Sucursal: A la que pertenece el contrato
• Contrato: que se va a finalizar
• Buscar

Se valida hasta cuando tiene facturado canon

Se da clic sobre el último canon para saber cuál es el mes que tiene facturado

Contratos - Ver preavisos

Se pueden buscar con los siguientes filtros:

• Nombre del asesor
• Mes y año del preaviso (o un rango de fecha)
• Sucursal a la pertenece el contrato
• Fecha de desocupacion (es la más utilizada por las inmobiliarias, para agendar las visitas de los inventaristas)
• Estado: Aprobado

Se valida la fecha del preaviso para ese contrato que se va a finalizar y la fecha de desocupación que normalmente debe coincidir con la fecha del Acta.

Contabilidad/Cruce de cuentas

Sucursal: A la que pertenece el contrato

Persona: Inquilino - Propietario

Se validan los saldos que tengan a favor o pendientes de pago, tanto el inquilino como el propietario.

Después de realizar las validaciones previas se procede a finalizar el contrato: 

• Contratos/Contratos
• Buscar
• Terminar Contrato

• Al dar Clic en la opción Terminar Contrato, se despliega el formato de finalizar contrato para diligenciar el motivo, fecha de terminación y tipo de finalización.
• Si se desea publicar el inmueble en los portales con los que se tienen integración, se debe marcar el campo en este formulario.
• Se diligencia la información y se da clic en finalizar.

  
  

Se valida que si haya quedado Finalizado en contratos/contratos Contrato: código del contrato finalizado; Estado: Finalizado; Buscar.

Finalización por Cesión Externa (a otra Inmobiliaria o Propietarios)

Este proceso se da cuando el propietario ya no desea que La Inmobiliaria administre su inmueble y en este caso se puede presentar los siguientes escenarios: 

• El mismo propietario se haca cargo de administrarlo
• Requiere que otra inmobiliaria lo administre.

El proceso inicia cuando se recibe el requerimiento, se valida que la facturación tenga la novedad de pausado o de lo contrario se pausa, te enseñamos como:

En la opción Contratos/Contratos, Se busca el contrato y se selecciona Registrar novedad en el menú de la izquierda.

Se diligencian los campos obligatorios 

• Motivo de la novedad: Pausar factura 
• Observaciones
• Aceptar

El área encargada envía las notificaciones a las partes sobre la cesión que se va a realizar ya sea al propietario o a otra inmobiliaria. 

Una vez la cesión esté firmada por las partes y adjunta en el archivo digital se procede a finalizar el contrato.

Para realizar la terminación del contrato se ingresa por contratos/contratos para realizar este proceso el contrato debe estar vigente.

•  Si se tiene el número de contrato, pone el número y dar clic en Buscar.
• Estado: vigente 
• Tipo de búsqueda: contrato
• Se selecciona el contrato a terminar y se desplegarán las opciones en la izquierda de la pantalla, seleccionar Terminar contrato, esta desplegará un formulario, se diligencia:
• Motivo
• Fecha de terminación: La fecha que informen en el correo
• Tipo de Finalización: Cesión
• Finalizar