Modulo-Contratos

En esta guía encontrarás todas las opciones disponibles en Mobilia para la gestión de los contratos y se explicará detalladamente cada uno de los procesos.

Contratos - Contratos

Esta opción permite consultar los contratos de la inmobiliaria y nos presenta varias opciones de búsqueda.

Inmueble: Busca el contrato por código del inmueble asociado al contrato

Persona: permite realizar la búsqueda por las partes asociadas al contrato, sea propietario, arrendatario o deudores solidarios

Sucursal: Busca los contratos según la sede seleccionada

Contrato: Se realiza la búsqueda por el numero de contrato (consecutivo)

Estado: Permite buscar por el estado en el que se encuentra la solicitud de contrato (Borrador, Vigente, Finalizado, entre otros)

Tipo de búsqueda: permite buscar por contrato u orden de contrato

Novedad: Muestra los contratos que presenten novedades como Cesión, siniestro, pausar pagos, reportado, entre otras.

Fecha inicio y fin: Muestra los contratos que inicien o finalicen en el rango de fechas seleccionado.

Periodo: Permite la búsqueda por ciclos de facturación de los cánones de arrendamiento (no aplica para todas las inmobiliarias)

Días para descuento Administración: Realiza la búsqueda por descuentos pactados por administraciones

Con acuerdo desde hasta: Si el contrato cuenta con acuerdos de pago en este campo se pueden filtrar por periodos 

Segmento: Filtra los contratos que se encuentran con alguna segmentación específica de clientes. Ejemplo: VIP

Tipo de contrato nuevo: Filtra los contratos de acuerdo a la naturaleza o medio por el cuál llegó el negocio a la inmobiliaria. (Contrato nuevo, cesión, empalme, incremento de canon, colocación, entre otros)

Una vez se seleccione alguno de los filtros anteriores, debe darse clic en el botón BUSCAR y los contratos que cumplan con las características filtrada, se mostrarán en una tabla en la parte inferior.

Cuando se selecciona un contrato dependiendo del estado se desplegarán algunas opciones en el menú de la izquierda al dar clic en BUSCAR. Para gestionar los casos a continuación se explicarán cada uno de los tipos de contrato y sus opciones:

Filtro Tipo Búsqueda Orden de contrato y estados

Pendiente:  

Los contratos en este estado permiten Editar la información del contrato y Enviar la orden para ser aprobada por el área correspondiente (Contratos)

Enviada:

Los contratos en este estado solo permiten Editar la información del contrato.

Tipo contrato

Borrador y Rechazado

En este Estado permite Editar el contrato, validar y cargar archivo digital, diligenciar formato de descuento a propietarios, ver inmueble, registrar otro Si y realizar seguimiento del contrato.

Pendiente de validación contrato especial y pendiente de validación de contrato

En este Estado permite Editar el contrato, validar y cargar archivo digital, diligenciar el formato de descuento a propietarios, ver inmueble, Validar, registrar otro Si y realizar seguimiento del contrato.

Al seleccionar el número de contrato/Buscar permite verificar términos, partes, pago, administración, archivo digital, descuento a propietarios, contrato, historial, ver inmueble, validar, novedades, cobros otros inmuebles, acuerdos.

Vigente  

Los contratos en este estado permite verificar información: editar, archivo digital, descuento a proprietarios, ver inmueble, ver firmas, facturar sanción, facturar penalización, cobros otros inmuebles; en facturación: facturar canon (factura un lote, con las facturas de comisión, de canon y las notas débito del mes que se indique) comisión inicial, terminar contrato, modificar incremento; en pagos: registrar pagos; en novedades: registrar novedad; en preavisos: registrar preavisos, servicios; en empalmes: actualización de canon/cesión interna; en otro si: registrar otro si; en seguimiento: seguimiento del contrato.

Finalizado

En este estado permite verificar información: editar, archivo digital, descuento a propietarios, ver inmueble, servicios; en empalmes otro Si: registrar otro si; en seguimientos: seguimiento del contrato.

En cesión 

En este estado permite verificar información: editar, archivo digital, descuento a propietarios, ver inmueble; en preavisos: registrar preaviso; en empalmes: cancelar actualización, ver actualización; otro Si: registrar otro si; en seguimientos: seguimiento del contrato.

Contratos – incrementos

Esta consulta nos permite visualizar los contratos con incrementos ejecutados y sus respectivas fechas, también muestra los contratos con incrementos planeados o programados, los incrementos se realizan cuando el contrato cumple un año según lo pactado en el contrato.

Ruta: Ingresando a contratos/incrementos se puede filtrar por sucursal, numero de contrato y tipo de contrato: Comercial o Residencial y dar clic en la opción buscar.

Una vez se filtren los incrementos, se pueden generar automáticamente las CARTAS DE INCREMENTO,  o simplemente exportarlos a Excel.

Contratos – carga

Desde esta opción se pueden cargar los contratos masivamente, se debe descargar la plantilla en la opción Descargar plantilla y seguir las instrucciones de información del formato para cargar la información nuevamente al sistema en la opción seleccionar archivo/cargar.

Contratos – comisiones

Permite gestionar las comisiones del equipo comercia. Se puede filtrar el informe por las comisiones pendientes de los contratos efectivos. Allí se muestran los contratos que se encuentran pendientes de pago y los pagados, se pueden cambiar estados desde el listado que se despliega al filtrar la información contratos/comisiones seleccionar la sucursal y en la fecha y año el rango que se solicita consultar y dar clic en Buscar.

Desde la opción Exportar se puede descargar un formato en excel con las comisiones y sus diferentes estados.

Contratos – Seguimientos 

Es una herramienta de auditoría, para el seguimiento y control de los contratos nuevos y vigentes, principalmente para revisar la documentación y el ARCHIVO DIGITAL.

La búsqueda se puede realizar por fecha de creación, inicio y facturación, por sucursal y por estado auditoria, auditado, sin auditar, después de establecer los parámetros dar clic en Buscar, y aparecerán los registros disponibles y se habilitarán las opciones para pasar a Revisado el seguimiento y el archivo digital y físico puede pasar a pendiente, incompleto, completo, adicional también se pueden exportar los registros en formato Excel y se puede agregar la fecha de primer recibo.

Contratos -  ver preavisos

Este modulo nos permite gestionar los preavisos, nos presenta varios filtros de búsqueda para la gestión de cada caso.

Asesor: Se busca por el nombre el asesor asignado

Sucursal: La sede donde se gestiono el contrato

Mes preaviso: el mes en que se registro el pre aviso

Estado: pendiente, aprobado, rechazado, prorrogado, en validación.

Año preaviso: el año en el que se registro el preaviso.

Fecha desocupación: la fecha registrada para la desocupación del inmueble

Fecha del preaviso: nos permite filtrar por fechas uno o mas registros de preavisos

Contrato: número de contrato asociado al preaviso

Ver Gestiones 

Esta búsqueda nos permite segmentar la información por inquilino o propietario, se busca por número de contrato y si continúa con la inmobiliaria y la fecha de gestión dando clic en Buscar se desplegará un cuadro con la información solicitada; también se puede descargar en formato Excel, desde la opción Exportar a XLS.

Al establecer el filtro de búsqueda dar clic en la opción Buscar,  al seleccionar el contrato se desplegará un menú en la izquierda. 

Observaciones: desplegará un formulario para dejar observaciones en el preaviso 

Generar carta de desocupación: esta opción descargará de forma automática la carta de desocupación 

Carga de carta: al seleccionar esta opción se direccionará a edición del contrato para subir la carta en la opción Archivo digital

Cambiar fecha de desocupación: despliega un formato para cambiar y guardar la fecha

Gestión: en esta opción se puede registrar si alguna de las partes continuará con la inmobiliaria

Prórroga contrato: al seleccionar esta opción el contrato se renovará por el tiempo pactado en el contrato inicialmente y anulará el preaviso

Ver novedades: este campo de consulta nos mostrará las novedades registradas sobre el contrato

Contratos – recibos y entregas

Desde esta opción se pueden gestionar la ocupación o desocupación de los inmuebles y el respectivo proceso de entrega por parte del inquilino a la inmobiliaria y de la inmobiliaria al propietario.

Se puede filtrar la información por:

Sucursal: la sede donde se elaboró el contrato

Estado: pendiente, agendado entrega, agendado pre-entrega, recibido

Estado propietario: pendiente, agendado, entregado

Número de contrato: numero de contrato a gestionar 

Al seleccionar el contrato se puede cambiar el estado: pendiente, agendado pre entrega, agendado entrega, recibido, en la izquierda de la pantalla de despliega un menú para la gestión de cada caso.

Registrar estimativo: En este campo se diligencia el valor

Carga Acta: esta opción direccionará la pantalla a la información del inmueble donde se adjunta el acta en archivo digital

Observaciones: desplegará el campo para diligenciar observaciones de los procesos

Asignar inventariara: En este campo se diligencia el nombre del analista

Ve novedades: Es un cuadro informativo con las novedades del contrato

Contratos- colaboradores

Esta opción permite consultar la información de contratos por colaborador, muestra información básica de los contratos. Numero de contrato, sede, estado, inmueble, asesor, tipo, fuente, nombre, documento, celular, email.

Se puede filtrar la información por:

Sede

Número de contrato

Estado: Borrador, pendiente de validación director, pendiente de validación contrato, vigente, finalizado, en cesión, rechazado, desactivado.

Asesor: Quien genero y gestiono el contrato

Fecha de contrato: Fecha en la que se genero el contrato

Después de parametrizar los filtros dar clic en Buscar, aparecerá un cuadro con la información solicitada, la información no permite realizar modificaciones a los contratos, solo es un motor de consulta básico.

Contratos – tareas de contratos

En esta opción del menú se pueden gestionar las tareas asignadas a las diferentes áreas, la información se puede filtrar por: 

Sucursal: sede donde se diligencio la orden

Tipo de tarea:  nueva orden de contrato, ajustar contrato, revisar administración, facturar, revisar SSPP, gestionar cartera inicial, gestionar primer pago, otro si, fecha de ocupación.

Fecha: Creada, Reclamada, finalizada, esta desplegara un campo adicional para la fecha

Responsable: El asesor asignado a la tarea

Contrato: Número de contrato a gestionar 

Estado de tarea: Nuevo, asignado, resuelto, devuelto, daño negocio, en revisión, enviado para firmas.

Estado de contrato: pendiente, pendiente de validación del director, pendiente de validación, vigente, finalizado, cancelado, desactivado, rechazado, en cesión

Después de seleccionar los filtro dar clic en la opción buscar

Exportar Tareas de contratos: esta opción nos permite descargar en un formato de excel las tareas 

Al seleccionar el contrato se desplegará un menú en la izquierda para la gestión de las tareas: 

Observaciones: Este campo nos permite dejar nota de información importante

Ajustes: permite seleccionar las tareas y dejar la descripción del problema para realizar el ajuste

Daño negocio: Esta opción finaliza el proceso 

Reasignar tarea: permite asignar un nuevo responsable a la tarea

Contratos – notificaciones de incrementos 

Esta opción del menú permite gestionar el envío y consulta de las notificaciones de incrementos

Envío 

podemos buscar por sucursal del contrato, numero de contrato o fechas de incrementos dando clic en Buscar aparecerá el listado de contratos con su respectiva fecha de incremento y la descripción según lo pactado en el contrato, al dar clic en la opción Enviar se enviará por correo la notificación a los clientes del incremento que se realizará, ¡importante! los correos deben estar actualizados para que la información sea enviada correctamente.

Consultar 

Podemos buscar por sucursal, contrato, Lote de envío y fecha de envío de la notificación, al dar clic en Buscar se desplegará el listado de contratos, sucursal, lote, usuario, fecha de envío, fecha de incremento, a quien se envió, estado y si hay algún mensaje de error.

Contratos – novedades masivas

Este modulo nos permite cargar novedades de forma masiva, se debe descargar la plantilla desde la opción Descargar plantilla , diligenciar los campos y cargar nuevamente la plantilla con la información de las novedades desde la opción seleccionar/cargar.

Ejemplo: 

Esta opción puede ser muy útil, para las novedades masivas de aseguradora, ejemplo (Reportado, siniestro)

Tener en cuenta al diligenciar el formato XLS:

• Sucursal: Poblado, Aburrá sur, Bogota, Sabaneta etc.. No puede ir vacío
• Contrato: No debe existir ningún espacio en el texto, no puede ir vacío, el contrato tiene que existir
• Novedad: Solo aplica para Reportado y Siniestro (Siempre escribirlos de esta manera, no mayúsculas, no nombres diferentes, no espacios)
• Observación: No tiene especificaciones