1. Propósito
Realizar correcciones en los valores facturados
2. Alcance
El presente procedimiento inicia cuando se solicita la corrección de las facturas generadas y/o anulación de las facturas temporales y finaliza cuando se facturan los valores correctos.
3. Responsable Analista de facturación
3.1 Responsabilidades
3.1.1 Revisar la solicitud y tener autorización del área encargada (dirección)
3.1.2 Se realiza la nota crédito a la factura que está solicitando la corrección o la anulación
3.1.3 Se facturan los nuevos valores
3.1.4 Informar a las áreas de cartera y/o tesorería cuando se realice las notas créditos para que realicen los cruces correspondientes en las carteras de los clientes
4. Procedimiento
4.1 Notas Crédito
Estas se realizan cuando por error en el proceso por alguna de las partes se facturan valores u/o a las personas que no corresponde, para poder hacer las notas crédito.
Los pasos para realizar la nota crédito a la factura del canon de arrendamiento en Mobilia son los siguientes:
En facturación - Facturas
- Sucursal: a la que pertenece el contrato
- Contrato: al que se le va hacer la nota crédito
- Cartera: CXC CANON ARRENDATARIOS
- Buscar
- Se selecciona la factura a la cual se le va a realizar la nota
- Se da clic en el botón Devolver Fac. Completa
- Se registra la observación por la cual se está haciendo
- Se da clic en devolver
- Se copia el consecutivo que arroja el sistema
Los pasos para realizar la nota crédito a la factura de la comisión propietario
en Mobilia son los siguientes:
En facturación - Facturas
- Sucursal: A la que pertenece el contrato
- Contrato: que se le va hacer la nota crédito
- Cartera: CXC COMISION PROPIETARIOS
- Buscar
- Se selecciona la factura a la cual se le va a realizar la nota
- Se da clic en el botón Devolver Fac. Completa
- Se registra la observación por la cual se está haciendo
- Se da clic en devolver
- Se copia el consecutivo que arroja el sistema
Luego se realiza cruce en la cartera del arrendatario para que a la hora de realizar el pago no le registre todos los conceptos de devolución.
Los cruces en Mobilia se realizan siguiendo los siguientes pasos:
Contabilidad - Cruce de cuentas
Sucursal: A la que pertenece el contrato
Persona: Inquilino
Se valida que si haya quedado registrada la nota crédito, es decir que al momento de realizar los cruces se hace con la factura generada más las notas crédito realizadas y el cruce en ambos valores deben dar 0.0
Nota: facturación puede realizar los cruces de la cartera del propietario siempre y cuando el cruce de 0.0, de lo contrario es el área de tesorería el encargado de hacerlo.
Una vez estén realizados los cruces se factura nuevamente, pero en este caso con los valores correctos.
4.2 Anular facturas Temporales (TMP)
Este proceso se realiza cuando las facturas aún están con el consecutivo en estado temporal (TPM) e igual como en las notas créditos el proceso inicia cuando se recibe el requerimiento.
Los pasos para realizar la anulación de la factura del canon de arrendamiento en Mobilia son los siguientes:
En facturación - Facturas
- Sucursal: A la que pertenece el contrato
- Contrato: Al que se le va Anular la factura
- Buscar
- Se selecciona la factura a la cual se le va a realizar la anulación
- Se da clic en el botón Anular Factura
- Se registra la observación por la cual se está haciendo
- Se da clic en Anular
- Se copia la observación que arroja el sistema
Los pasos para realizar la anulación de la factura de la comisión del propietario en Mobilia son los siguientes:
En facturación - Facturas
- Sucursal: A la que pertenece el contrato
- Contrato: Al que se le va Anular la factura
- Buscar
- Se selecciona la factura a la cual se le va a realizar la anulación
- Se da clic en el botón Anular Factura
- Se registra la observación por la cual se está haciendo
- Se da clic en Anular
- Se copia la observación que arroja el sistema
En este caso NO es necesario realizar los cruces en la cartera del arrendatario y propietario debido a que la factura está en estado temporal y al anularse no queda nada en la cartera de las partes.
Se da respuesta al correo para que las áreas indicadas estén enteradas del proceso realizado.
4.3 Anular notas internas
Este proceso normalmente se realiza cuando ya se encuentra facturada la cuota de administración e impuestos las cuales son generadas en los cierres masivos de facturación, pero pueden presentarse las siguientes novedades:
- Acuerdos de transacción
-Facturación por días
-Cambio en los valores facturados
- Impuestos (Rete Ica - Retefuente)
Es muy importante que al momento que se presentan estas novedades, se valide si se paga o no la administración de ese contrato debido a que al momento de facturar de nuevo se vuelven a cobrar las cuotas de administración y estos valores solos se deben recaudar una vez al mes.
De presentarse esta situación debe ser anulada la nueva nota de administración, la cual fue creada con ese nuevo lote de facturación.
Los pasos para realizar la anulación de la nota interna en mobilia son los siguientes:
Facturación - Facturas
- Sucursal: A la que pertenece el contrato
- Consecutivo: Con el cual fue creada la nota interna
- Tipo de factura: Nota Interna
- Contrato: Al que se le va Anular la nota interna
- Buscar
- Se selecciona la nota a la cual se le va a realizar la anulación
- Se da clic en el botón Anular Factura
- Se registra la observación por la cual se está haciendo
- Se da clic en Anular
- Se copia el consecutivo que arroja el sistema
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