Facturación de un contrato nuevo

El cierre exitoso de un negocio no concluye con la firma, sino con la correcta activación financiera del contrato. Para formalizar el ingreso de un nuevo arrendatario y asegurar la liquidación del negocio, es importante realizar la primera facturación, paso esencial para el recaudo inicial.

A diferencia del ciclo de cobro recurrente, el primer pago de un contrato nuevo suele estar sujeto a variables específicas, como periodos de gracia, días proporcionales o anticipos en garantía. Debido a estas particularidades operativas, este proceso no se ejecuta de forma masiva, sino que requiere gestión manual para garantizar la  correcta facturación.

Mobilia ofrece un flujo de trabajo optimizado para gestionar estos casos de manera manual y controlada. Esto permite:

• Ajustar conceptos iniciales según las condiciones pactadas.

• Asegurar la trazabilidad del pago antes del cierre definitivo del negocio.

• Evitar errores en la facturación masiva del resto de la cartera.

¡Importante! Antes de realizar la primera factura se debe verificar si existen comentarios para facturación en la parte inferior de términos del contrato, Verificar la fecha de primera facturación, si hay cobros únicos por facturar, revisar si se realizar cobros de papelería y administrativos, si se deber marcar el campo de costo bancario (Cobro de la transacción bancaria) y si existen acuerdos de contrato verificar el cobro del mes a facturar.

• Ingresar al menú contratos/contratos
• Buscar por número de contrato, o persona relacionada (puede ser el nombre o el número de documento del inquilino/propietario), el contrato se debe encontrar en estado Vigente. 
• Hacer clic en Buscar
• Seleccionar el contrato al cual se le realizara el cobro
• En la barra de la izquierda ubicar y seleccionar la opción "Facturar canon"
• Si se van a facturar solo días proporcionales, seleccionar el check de la primera opción.
• El sistema nos da la opción de facturar administración o no en la primera factura y si se elige facturar proporcional y factura de administración, se realiza el cobro proporcional tanto de canon como de administración.
• Si se va a facturar el mes completo, se selecciona el mes a facturar, si la fecha de la primera factura es después de la fecha de inicio del contrato se cobrarán los días de ocupación.
• Si se va a realizar un cobro diferente al valor del canon, seleccionar Facturar canon por días y el valor a facturar.
• Facturar canon por días nos permite digitar el número de días a cobrar.
• Seleccionar la fecha de vencimiento de la factura (opcional), solo si debe ser diferente a la de la regla de facturación.
• Selecciona si la factura debe quedar con consecutivo temporal y de ser así la fecha de conversión (la fecha debe ser como mínimo un día después de la elaboración del documento)
• Seleccionar la opción Facturar.
• Al terminar el proceso saldrá un mensaje indicando que se ha finalizado con éxito, número de lote y la opción ver facturas generadas, esta opción te direccionara a los movimientos de la factura.

• Si se debe realizar nuevamente la factura por error de facturación, se debe anular o hacer nota crédito a las facturas generadas y seleccionar la opción Reiniciar control de facturación del menú del contrato.

¡A TENER EN CUENTA! 

• si se tienen acuerdos comerciales, sin importar la información seleccionada, el sistema prioriza los acuerdos pactados y factura el valor parametrizado en este módulo dentro del contrato.
• Para reiniciar el control de facturación el contrato no debe tener ninguna transacción vigente, debe tener las transacciones anuladas o con Nota Crédito en caso de tener que volver a facturar.