Facturación Masiva

Propósito

Este proceso busca Generar cuentas por cobrar (facturas, notas internas masivas)  y cuentas por pagar a terceros.

Alcance

1. Revisión de novedades, preavisos, incrementos

2. Revisión de notas programadas.

3 Cambio de fechas en documentos (Notas programadas y facturas temporales)

4. Facturación masiva

5. Validación de los documentos generados-corrección y gestión.

6. Ejecutar generadores de facturas (Notas programadas NDA)

7. Programar conversión de facturas

8. Emisión de facturación electrónica y envío de .ZIP

El presente procedimiento inicia con la revisión de preavisos, contratos con novedad de pausar facturación y finaliza cuando se realiza la facturación masiva y la generación de las notas programadas.

Facturación Masiva 

Realizar la facturación mensual de todos los contratos vigentes en la fecha de cierre estipulada por la compañía, tener en cuenta previo a la facturación realizar las validaciones de contratos con novedades, preavisos, incrementos entre otros. 

1. Revisión de novedades, preavisos, incrementos 

¿Cómo validar las novedades de contrato?

Para revisar las novedades que tienen los contratos al momento de la facturación

• Ingresar por Informes/Novedades, descargar el Reporte de Novedades Vigentes

• El excel mostrara todas las novedades asociadas al contrato, filtrar por Pausar Facturación Masiva para verificar cuando y porque se aplico la novedad y gestionarlas.

2. Revisión de notas programadas.

Facturación/Facturas programadas

• Sucursal: a la que pertenece el contrato
• Contrato: el cual tiene la nota programada
• Buscar
• El sistema mostrará las notas programadas que existan para el contrato
• Para validar la descripción de la nota se da clic sobre ella, luego en editar, puede modificar el valor y las fechas de ejecución .

¿Cómo realizar el proceso de facturación masiva?

3. Cambio de fechas en documentos (Notas programadas y facturas temporales)

En caso de realizar cierre anticipado tener en cuenta lo siguiente:

• Parametrizar las fechas de facturación para facturas programadas y conversión de facturas temporales en Documentos/Consecutivos
• Sucursal: Si la compañía cuenta con varias sedes seleccionar cada sede para configurar la fecha, de lo contrario seleccionar la sede principal.

4. Facturación masiva

Una vez ingresadas las fechas correctamente:

• Ingresar por Facturación/Masiva y se diligencian los siguientes datos del formulario
• Mes: al cual se va a realizar el cierre
• Año: actual
• Sucursal: Si la compañía cuenta con varias sucursales seleccionar a la cual se le realizara el cierre de lo contrario seleccionar la sucursal principal.
• Periodo: Uno (1-14), Dos (15 en adelante), dejar en blanco si se desea realizar toda la facuración.
• Facturar

• Se desplegara un mensajes de confirmación Si para facturar, No para no continuar con la facturación.

• En la tabla de ejecución de la parte inferior de la pantalla, se visualiza el proceso de facturación mostrando Lote, Sucursal, Estado, Documentos creados, errores y Exportar XLS}
• Desde la columna de Documentos creados se pueden visualizar los documentos generados y dando clic te re direccionara al modulo de facturación para ver las facturas.
• Desde Errores, si el registro muestra ver errores, seleccionando en la parte inferior se desplegara otra tabla mostrando los mensajes y el numero de contrato para encontrar el error y corregir.
• Exportar XLS nos brinda un reporte de lote facturado con errores para hacer mas fácil la revisión. 

5. Validación de los documentos generados-corrección y gestión.

ERRORES COMUNES: 

1. “No se facturó el contrato debido a que tiene una novedad que inactiva la facturación masiva” 
2.  “No se ha especificado el incremento de este Contrato, se debe corregir la información de este incremento y realizar la facturación nuevamente”

Otros motivos: Al contrato le faltan datos, "El contrato que están intentando facturar no pertenece a esta sucursal o el usuario no cuanta con permisos para facturar". En estos casos validar datos o permisos del usuario.

Se terminaron los consecutivos de notas internas, volver a generar el cierre masivo para que se ejecuten las notas internas de administración  para los contratos que quedaron pendientes

Cuando genere el mensaje “El valor de la factura no puede ser 0” es debido a que el contrato tiene un acuerdo registrado en mobilia y para el mes del cierre el canon es $0; es decir, que el propietario del inmueble condonó el canon al 100% o fue diferido en cuotas para meses posteriores. Validar si es correcto o si por el contrario hay un error que se deba corregir.

6. Ejecutar generadores de facturas (Notas programadas NDA)

Después de realizada la facturación, también se deben ejecutar los generadores (notas programadas).

Ver Como generar ejecutar notas programadas.

• ingresar por Facturación/Ejecutar generadores de facturas
• Sucursal: sede a la cual se está haciendo el cierre
• Fechas: del mes que se está facturando Ej. 01-06-2021 a 30-06-2021
• Ejecutar

7. Programar conversión de facturas

Ver Como parametrizar la conversión de facturas temporales

¡RECUERDA! Si la inmobiliaria cuenta con varias sucursales, el cierre de facturación se debe hacer para cada una de ellas.