Facturación manual

Propósito

Generar facturas por cobrar a un tercero, ya sea para ingresos propios y/o para terceros. Este proceso como su nombre lo indica, solo aplica para procedimientos que no se hagan automáticamente por flujos de procesos de arrendamientos.

Alcance

El presente procedimiento inicia con el número de identificación del tercero que factura y finaliza al guardar la factura.

Tipos de facturas 

• Factura de canon o penalización por incumplimiento por cobrar al arrendatario y por pagar al propietario 
• Factura de comisión inmobiliaria por concepto de canon o penalización por incumplimiento por cobrar al propietario y por pagar a "La inmobiliaria"
• Factura de comisión inmobiliaria por cobrar al arrendatario o propietario por terminación anticipada (acuerdo entre las partes) y por pagar a "La inmobiliaria"
• Facturas de nota internas 
• Factura Equivalente

Generalidades.

Antes de proceder con la factura en mobilia, se realiza lo siguiente: 

• Revisar el tercero creado en el sistema en mobilia a través de Personas - Personas, revisar la información básica e información tributaria (en caso de haber errores facturación los corrige según el documento de identificación y el Rut

Como facturar en mobilia

• Ingresar desde Facturación/Facturas  Nueva Factura 

• Se diligencian los campos:
  • Sucursal: Sede a la que pertenece el negocio
  • Facturador: Ejemplo: Acrecer S.A.S Nit 890924789-7, si es una factura de canon el facturador debe ser el propietario.
  • Consecutivo de la factura: Si se va a realizar una factura sobre un documento existente
  • Vendedor: Este campo es automático, toma el usuario del cual se esta realizando la factura. 
  • Facturado A: Cliente (Nombre y apellido, N° de identificación)
  • Dirección de Envío: Es un dato automático, cuando se selecciona el cliente a facturar.
  • Asunto: Relacionar información brindada por el comercial. 
  • Pedido: Solo si el cliente lo solicita y es quien debe proporcionar el numero de pedido
  • Porcentaje de descuento: Solo si aplica descuento a la factura
  • Tipo de cuenta por cobrar: Seleccionar del listado el documento que se va a crear factura o nota interna
  • Cartera:   Ejemplo: CXC COMISIÓN COLOCACIÓN PROPIETARIO (*Ver casos de uso al final del documento, opción parametrizable)
  • La factura de ingresos para terceros: Se marca el check cuando la factura no es de ingresos propios
  • Contrato: Opcional, si el cliente a facturar tiene contrato seleccionar de la lista el que corresponda a la factura a realizar
  • Moneda: COP
  • Periodo: Mes y años a facturar

• Fecha de Facturación: Es automatica
• Fecha de vencimiento: Seleccionar la fecha 5 días calendario desde la creación de la factura. Ej. Fecha facturación 2021-05-21 y Fecha de vencimiento: 2021/05/26, o según las políticas de vencimiento de la inmobiliaria.
• Genera ReteICA: Seleccionar si aplica
• Observaciones: El comentario es automatismo pero se puede complementar Ejemplo: cuenta bancaria donde debe consignar el cliente
• Subcentro de costos: Obligatorio, si selecciona contrato el campo se llena automáticamente, si es una factura manual, el campo se debe diligenciar.
  
• ITEMS
• Referencia: Seleccionar la referencia de facturación la cual dependerá de la información diligenciada en el encabezado VER REFERENCIAS DE FACTURACIÓN
• Cantidad: El numero de veces que se va a facturar el ítem, se debe registrar la unidad Ejemplo: 1
• Descripción: Es automático según la referencia seleccionada y es modificable
• Valor bruto: Valor sin puntos, ni comas, Ej. 650000
• Tercero relacionado: Si la factura es de ingresos propios se debe registrar la misma información del cobrar a y si es de ingresos para terceros diligenciar la contra-parte para que se genere la CXP. 
• Impuestos: Son automáticos según la referencia seleccionara, el campo es modificable
• Ingresos: Son automáticos según la referencia seleccionara, el campo es modificable 
• Subcentro de costos: Obligatorio, si selecciona contrato el campo se llena automáticamente, si es una factura manual, el campo se debe diligenciar. 
• Puede crear los Items que sean necesarios para la factura siempre y cuando sean Item de la misma naturaleza de la transacción Ejemplo: Items para ingresos propios o items para ingresos entre terceros no se pueden combinar 
• Despues de diligenciar la información, seleccionar la opción guardar Guardar Ítem

¿Cómo facturar una retención o impuesto?

En caso de que la referencia seleccionada no traiga los impuestos requeridos, deberán registrarse de forma Manual.

• Ítem: viene por defecto con la información registrada, si sin varios items y cada uno tiene retención diferente hay que registrar uno por uno. 
• Impuesto: Seleccionar de la lista el que aplica
• Valor base: Valor bruto que hace base para la retención
• Valor impuesto: Lo trae por defecto el sistema, si es diferente modificar el campo
• Finalizar con la opción Guardar
• Si requiere registrar un nuevo impuesto o retención seleccionar Nuevo y llamar los datos al formulario y Guardar
• Puede seleccionar el registro y corregir datos y Guardar nuevamente
• Para eliminar el impuesto o retención seleccionar el registro y la opción Eliminar

• Despues de finalizar el formulario de facturación seleccionar la opción registrar factura Registrar factura
• El sistema mostrara un mensaje de confirmación y el consecutivo del documento generado.

Consultar factura 

Desde Facturación/Facturas

Se puede consultar desde lo filtros disponibles:

Consecutivo

Tipo de factura

Fecha

Rango de consecutivo

Contrato

Periodo

Lote

Cartera

Facturado a

Facturador  

A tener en cuenta: 

• Las facturas manuales no generan lote, solo consecutivo.

• Marcar chulo: La factura es de ingresos para terceros

• Tenga en cuenta que, si un contrato tiene más de un propietario, al arrendatario se le genera una factura por cada uno de ellos según el porcentaje de participación.

• La factura de comisión de la inmobiliaria en estos casos también se debe hacer por la opción de Facturación Manual