Se pueden cargar varias notas al mismo tiempo, desde el modulo Facturación/Registrar nota interna, en la parte inferior de la pantalla seleccionar Carga masiva de notas internas.
- Descargar la platilla de nota
- Diligenciar la plantilla de notas de la siguiente forma:
- Nueva Nota: Diligencias con la variable T para hacer la nota, esta define la información principal de cobrar a; diligenciar F cuando la nota cuenta con varios beneficiarios de pago en la distribución de la nota.
- Sucursal: Si la inmobiliaria cuenta con mas de una sede diligenciar en este campo el nombre de la sucursal ¡TENER EN CUENTA! solo se puede cargar al sistema un archivo por sede, no se pueden combinar, la sucursal se debe registrar como aparece en mobilia. Si es una inmobiliaria con varias sedes y una sola es transaccional, debe ir solo el nombre de la sede transaccional en este campo.
- Tipo de documento: diligenciar el tipo de documento de la persona que se va a registrar en cobrar a
- Contrato: Contrato sobre el que se va a realizar la nota, Opcional
- Valor: valor de la transacción
- Concepto: El concepto se debe diligenciar tal cual esta registrado en el sistema, para verificar los conceptos ingresar por Facturación/Conceptos de NDA
- Descripción: Es un campo opcional
- Tipo de documento: Diligenciar el tipo de documento de la persona que se va a registrar en pagar a
- Pagar a: Nombre del beneficiario
- Centro de costos: Diligenciar el campo según como este parametrizado en el sistema para verificar este dato ingresar a Administraciones/Centros de costos
- Subcentro de costos: Diligenciar el campo según como este parametrizado en el sistema para verificar este dato ingresar a Administraciones/Centros de costos
En el caso de registrar en la primera columna el valor F:
- Tener en cuenta que la distribución del valor entre los beneficiarios se registra como deben quedar en la nota en el sistema:
- En la nota principal T agregar el primer beneficiario con el valor que le corresponde
- En los siguientes registro F agregar un beneficiario por fila con el valor que le corresponde a cada uno.
- No es necesario registrar de nuevo los campos del cobrar a. Ejemplo
- Despues de diligenciar el archivo correctamente guardarlo en el ordenador y subir el archivo desde la opción Archivo Local y por ultimo Cargar.
- Aparece un mensaje de confirmación "Este proceso realizará la carga masiva de notas internas. ¿Desea continuar? seleccionar SI o NO
- El sistema mostrara que la información fue cargada al 100%, las notas se pueden consultar desde Facturación/Facturas- Tipo de Factura: Nota Interna
- Si por el contrario el mensaje informativo dice "No se generaron documentos" revisar el error y corregir para subir el archivo nuevamente
- En la parte inferior de la pantalla se registraran los errores que pueden salir en el archivo, los mas comunes son
- La persona con documento XXXX no existe, verificar que la personas si este registrada en Personas/Personas, tener en cuenta los dígitos de verificación
- El centro de costo no existe: Verificar que si este registrado como aparece en el sistema
- No se encontró contrato XXXX: validar si el contrato si existe y corregir
- No es posible registrar notas internas en mas de una sucursal a la vez
- No se especifico sucursal: especificar siempre la sucursal
- No se especifico nueva nota: cuando esto sucede se deben eliminar las filas y columnas vacías
- No se especifico tipo de documento: verificar que el campo este diligenciado correctamente
- Error obteniendo los centros y subcentros de costos: Verificar que si este registrados
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