Programación de lotes masivos para convertir la facturación

Gestión de Pre facturas: Guía para programación de la Conversión de Documentos Temporales

En este artículo, te explicamos el paso a paso para realizar la programación de la conversión de facturas en estado temporal (Pre factura), ya sea que hayan sido generadas de forma masiva o individual mediante el módulo de contratos. Es fundamental recordar que una factura temporal es un documento previo que aún no cuenta con un consecutivo de resolución de la DIAN. Mientras permanezcan en este estado, las facturas no podrán ser emitidas legalmente hasta que el sistema les asigne un número de facturación real y definitivo.

¿Cómo se programan?

Nota: Es importante mencionar que las facturas temporales, como su nombre lo indica, no son documentos contables válidos, por lo tanto si no se genera la conversión, no podrá completarse el proceso de emisión y envío de facturas a la Dian.

Los pasos para realizar el proceso en Mobilia son los siguientes:

• Ingresar a la ruta Facturación/Programar Conversión de Fact Temp
• Sucursal: Seleccionar de la lista la sede en la cual se van convertir las facturas
• Lote: El que se generó al momento de realizar el cierre de facturación
• Programado Para: se registra la fecha con la cual se quieren generar las facturas masivas. (Normalmente es el 1ro de cada mes)
• Por ultimo seleccionar la opción Guardar, de esta manera queda programada la conversión.
• Para registrar un nuevo Lote, seleccionar la opción Nuevo.
  
   

Una vez se ingresen todos los lotes de facturación, se debe validar que si se hayan convertido sin ninguna novedad en las fechas establecidas.

¿Cómo buscar y verificar los Lotes convertidos o pendientes?

• Ingresar a la ruta Facturación/Programar Conversión de Fact Temp
• Programados desde y Hasta: Seleccionar el rango de fechas de las facturas que se desean convertir
• Sucursal: Seleccionar de la lista la sucursal que se le programar la conversión 
• Lote: El que se generó al momento de realizar el cierre de facturación

¿Cómo consultar las conversiones programadas?

• Desde el encabezado del modulo seleccionar el rango de fecha en Programado desde- Programado hasta.
• Sucursal: De las facturas.
• Lote: El que fue programado

• En la tabla se pueden consultar los lotes convertidos y los pendiente.
• No se pueden programar lotes para el mismo día, se deben programar para por lo menos para el siguiente día.

¡IMPORTANTE! Si se separan los lotes de facturación en el masivo, tener cuenta programar ambos lotes para su conversión.