Notas programadas

Creado por Andrea Higuita Velez, Modificado el Vie, 26 Jul a 6:01 P. M. por Liliana Montejo

Tener en cuenta: solo se pueden programar las notas internas para cobros entre terceros.

Las notas internas permiten realizar un cobro a una persona dentro del contrato, el cual a su vez será pagado a otra persona, por defecto la contra parte del contrato.

Las notas internas siempre van a generar una cuenta por cobrar y a su vez una cuenta por pagar, afectando las carteras de las personas relacionadas.

Ejemplos y casos de uso:

El arrendatario realiza un pago de una reparación que debe asumir el propietario. Se genera un CXC al propietario y una CXP al arrendatario
Se realizan reparaciones al inmueble que se le deben cobrar al propietario. Se genera una CXC al propietario y una CXP al contratista. Nota: en estos casos, se recomienda mejor usar el módulo de reparaciones.
Cuotas extra de administración. Se genera un cobro al propietario y una cuenta por pagar a la copropiedad.

Tipos de Notas:

Para pagos de servicios públicos
Pago de impuestos prediales
Consumos de SSPP para contratos finalizados
Conciliación de carteras del inquilino y el propietario
Devoluciones a la aseguradora
Traslados entre sedes
Reparaciones
Cobros de retenciones a los propietarios
Cobros entre contratos
Cuotas extra de administraciones (Estas quedan programadas)

Pasos para registrar una nota programada: Ingresar por Facturación/Registrar nota interna

Diligenciar la información del formulario
- Sucursal
- Cobrar a
- Contrato
- Valor Cobro
- Concepto
- Descripción

Después de diligenciar la información dar clic en Distribuir Cargos, para definir la contra parte.
En el cuadro de Pagar a aparecerá la persona a la cual se le distribuirá el valor de la nota. Si la contraparte es el propietario y el contrato tiene más de un propietario, el sistema por defecto hace la asignación del cobro según el porcentaje de participación de pago de todos los propietarios.
Seleccionar la persona, diligenciar el valor a pagar y la descripción
Seleccionar Guardar Item
En caso de error desde la opción Eliminar Item Seleccionar el registro a eliminar y seleccionar la opción para borrarlo definitivamente
Para programar la generación de una nota automáticamente durante una vigencia de tiempo, se debe seleccionar la opción Agendar Nota Débito
- Seleccionar el mes y el año de Inicio de ejecución
- Fin de la fecha de la ejecución
- Día del mes en que se genera la Nota
- Seleccionar el check Registrar nota durante el proceso en caso de que se desee generar la nota en el mismo momento de la creación.
- Seleccionar el Check Duración por todo el contrato en caso de que desee que el cobro se genere por lo meses pactados en el contrato (Al seleccionar esta opción, no es necesario poner una fecha fin)
Después de diligenciar esta información seleccionar la opción Agendar nota, al generar la nota el sistema lanzará un mensaje "Nota Interna agendada con éxito" dar Click en OK y automáticamente el sistema te direccionará a facturación Facturas programadas.

Cómo visualizar las facturas programadas:

Ingresar desde Facturas/Facturas programadas
Seleccionar la Sucursal
Facturado a: Nombre del tercero relacionado
Contrato: Opcional
Después de diligenciar la información seleccionar Buscar y aparecerán los Notas generadas por Agendar Nota Débito
Al seleccionar el registro el sistema permitirá Desactivar una nota programada en caso de que no se deba volver a generar o Editar para cambiar el valor de la nota o la Fecha Hasta.

Cómo buscar la nota Generada:
- Sucursal
- Facturado a- si solo se realiza la búsqueda con este dato el sistema buscará todas las notas generadas a la persona
- Contrato
el sistema muestra la Nota y realiza la búsqueda con los datos diligenciados, al seleccionar el registro el sistema dará la opción de Desactivar para no generar mas el cobro y Editar para modificar la Fecha de cobro y el valor de la Nota.

Cómo generar la o las facturas programadas

Importante: La generación de las facturas programadas, es una acción diferente a la facturación masiva y debe ejecutarse de forma manual mes a mes, siguiendo los siguientes pasos:

Ingresar desde Facturación/Ejecutar generadores de facturas

Seleccionar la Sucursal
Seleccionar el rango de las fechas para generar los pagos programados
Por ultimo seleccionar la opción Ejecutar