Las Notas Internas Programadas son herramientas diseñadas para gestionar cobros cruzados de forma recurrente, generando automáticamente una Cuenta por Cobrar (CxC) para una parte y una Cuenta por Pagar (CxP) para la otra, manteniendo el equilibrio en tus carteras sin registros manuales duplicados.
Ejemplos y casos de uso:
Optimiza la gestión de reparaciones, servicios públicos o cuotas de administración mediante la programación de cargos recurrentes que se distribuyen automáticamente entre arrendatarios, propietarios o contratistas.
- El arrendatario realiza un pago de una reparación que debe asumir el propietario. Se genera un CXC al propietario y una CXP al arrendatario
- Se realizan reparaciones al inmueble que se le deben cobrar al propietario. Se genera una CXC al propietario y una CXP al contratista. Nota: en estos casos, se recomienda mejor usar el módulo de reparaciones.
- Cuotas extra de administración. Se genera un cobro al propietario y una cuenta por pagar a la copropiedad.
Tipos de Notas:
- Para pagos de servicios públicos
- Pago de impuestos prediales
- Consumos de SSPP para contratos finalizados
- Conciliación de carteras del inquilino y el propietario
- Devoluciones a la aseguradora
- Traslados entre sedes
- Reparaciones
- Cobros de retenciones a los propietarios
- Cobros entre contratos
- Cuotas extra de administraciones (Estas quedan programadas)
- Ajustes de retenciones
Registro de la Nota Interna
Ingresa a Facturación > Registrar nota interna.
Diligencia el formulario inicial:
Sucursal.
Cobrar a: Selecciona al tercero que asumirá el costo.
Contrato: Vincula la operación al inmueble correspondiente.
Valor Cobro: Diligenciar el valor a cobrar
Concepto: Seleccionar el concepto de la Lista
Descripción: Diligenciar la descripción de la nota
Haz clic en el botón Distribuir Cargos para definir la contraparte.
- Después de diligenciar la información dar clic en Distribuir Cargos, para definir la contra parte.
- En el cuadro de Pagar a aparecerá la persona a la cual se le distribuirá el valor de la nota. Si la contraparte es el propietario y el contrato tiene más de un propietario, el sistema por defecto hace la asignación del cobro según el porcentaje de participación de pago de todos los propietarios.
- Seleccionar la persona, diligenciar el valor a pagar y la descripción
- Seleccionar Guardar Item
- En caso de error desde la opción Eliminar Item Seleccionar el registro a eliminar y seleccionar la opción para borrarlo definitivamente
- Para programar la generación de una nota automáticamente durante una vigencia de tiempo, se debe seleccionar la opción Agendar Nota Débito
- Seleccionar el mes y el año de Inicio de ejecución
- Fin de la fecha de la ejecución
- Día del mes en que se genera la Nota
- Seleccionar el check Registrar nota durante el proceso en caso de que se desee generar la nota en el mismo momento de la creación.
- Seleccionar el Check Duración por todo el contrato en caso de que desee que el cobro se genere por lo meses pactados en el contrato (Al seleccionar esta opción, no es necesario poner una fecha fin)
- Después de diligenciar esta información seleccionar la opción Agendar nota, al generar la nota el sistema lanzará un mensaje "Nota Interna agendada con éxito" dar Click en OK y automáticamente el sistema te direccionará a facturación Facturas programadas.
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