Conceptos de Facturación y Pagos

Conceptos: 

Identifican la cuenta contable que se va a mover en cada documento.

(factura, egreso, recibo, Causaciones, Notas Internas, Notas Crédito)

En Mobilia existen 2 tipos de conceptos, y cada concepto tiene 4 subtipos: 

   1. Conceptos de Facturación: (Facturación / Conceptos de Facturación)

• Ingresos: Se parametrizan las cuentas de ingresos propios
• Cartera: Se parametrizan las cuentas de cartera donde se registra la cuenta por cobrar.
• Impuestos: Se parametrizan las cuentas de Impuestos y retenciones que se generan en las facturas de venta, ya sea de ingresos propios o de ingresos para terceros.
• Fondos: Se parametrizan las cuentas de bancos donde ingresaran los recaudos de las facturas de venta (bancos donde ingresa dinero)

    2. Conceptos de Pagos: (Pagos/ Conceptos de Pagos) 

• Egresos: Se parametrizan las cuentas de gasto a donde se llevan las causaciones (compras) 
• Cartera: Se parametrizan las cuentas de ingresos para terceros y las cuentas de pasivos donde se llevan las cuentas por pagar a proveedores.
• Impuestos: Se parametrizan las cuentas de impuestos y retenciones que practican los proveedores a la inmobiliaria.
• Fondos: Se parametrizan las cuentas de banco de donde se realizarán los pagos a proveedores, propietarios y otros terceros (egresos).

¿Cómo crear conceptos?

Se debe tener muy claro los rubros que maneja la inmobiliaria y teniendo en cuenta los tipos de conceptos que existen, a continuación se explica paso a paso cómo se deben crear los conceptos de facturación y pagos:

• Las opciones en creación de conceptos:
  • Después de diligenciar la información de los formularios se puede crear desde la opción Guardar
  • Al seleccionar un concepto se puede modificar y nuevamente Guardar para que los cambios queden aplicados
  • Desde la opción Nuevo se puede crear un nuevo concepto 
  • Desde la opción Remover, se pueden eliminar los conceptos que no se necesiten.
  • ¡A TENER EN CUENTA! existen conceptos que no se pueden eliminar porque ya hacen parte de las reglas de facturación MOBILIA, por lo tanto antes de eliminar un concepto, debes preguntar a tu asesor de implementación.

Conceptos de facturación (Cuentas por cobrar), se crean desde la ruta: Facturación/Conceptos de facturación  

Conceptos Tipo Fondos:

Se crean los bancos y las cuentas contables para los ingresos propios y entre terceros

Código: Nombre o abreviación del concepto a crear Ejemplo: BANCOLOMBIA_CTE

Descripción: ejemplo Bancolombia arrendamientos

Cuenta contable: la cuenta a la que va entrar el ingreso

Banco: Este campo no se diligencia

Cuenta Bancaria: Número de la cuenta de fondos

Tipo de cuenta: Seleccionar de la lista si es de ahorros o corriente

Consecutivo de cheque: Solo si aplica

Sucursal: Si la inmobiliaria cuenta con varias sucursales, seleccionar la sede donde se va a utilizar esa cuenta de fondos

Persona relacionada: Se digita el NIT de la inmobiliaria y se selecciona el nombre de la lista 

Cuenta contable de anulación: Solo si aplica

Cuenta contable Siigo: Solo si se tienen la integración activa.

Conceptos Tipo Impuestos: 

Se crean los impuestos y retenciones que se generan en las facturas de ingresos propios y de ingresos entre terceros.

Código: Nombre o abreviación del concepto a crear Ejemplo: RTIC

Descripción: Nombre el código Ejemplo Rete Iva Canon 

Cuenta contable: La cuenta del impuesto recaudado (iva o retención, propio o de terceros) 

Concepto para Devoluciones: Concepto usado para devolver el impuesto o retención

Concepto secundario: Opcional

Porcentaje: Porcentaje del impuesto o retención

Monto mínimo: La base del impuesto o retención

Persona Relacionada: Nit de la empresa 

Tipo de recaudo: Seleccionar de la lista si es impuesto o retención

Código DIAN: Código DIAN, no es obligatorio para todos los conceptos de impuestos 

Nombre DIAN: Nombre del impuesto o retención 

Cuenta contable de anulación: Cuenta contable definida para la devolución de la transacción

Tipo de impuesto: Seleccionar de la lista el tipo de impuesto

ID Impuesto Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

Cuenta contable Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

Conceptos Tipo Cartera:

Se crean los conceptos y las cuentas contables para la facturación propia y entre terceros, donde se va a mover la cuenta por cobrar al cliente.

Código: Nombre o abreviatura del concepto Ejemplo: CCA

Descripción: Nombre el código Ejemplo Ejemplo: CXC CANON ARRENDATARIOS

Cuenta contable: Cuenta del ingreso para terceros o propios

Concepto para Devoluciones: Seleccionar el concepto para devolución (debe estar creado en pagos)

Requiere contrato: Marcar si se requiere contrato para llamar el concepto a un documento

Días de vencimiento: Indicar desde qué día cuenta el vencimiento (si aplica)

Es sancionable: Marcar si se cobra sanción de vencimiento para este concepto

Cuenta contable de anulación: Cuenta desde donde se revierte la transacción

ID Forma de Pago Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo 

Cuenta Contable Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

Concepto de anticipo: Esta opción se marca para registros de cartera, si el concepto es de anticipo

Conceptos Tipo Ingresos:

Se crean los conceptos y las cuentas contables para los ingresos propios

Código: Nombre o abreviatura del concepto Ejemplo: CXC_INDEM_INCUMP

Descripción: Nombre el código Ejemplo Ejemplo: Comisión por incumplimiento

Cuenta contable: Cuenta del ingresos propios

Concepto para Devoluciones: Seleccionar de la lista el que aplique para la reversión de este concepto 

Cuenta contable de anulación: Cuenta desde donde se revierte la transacción 

Porcentaje de Autorretención: Si la empresa es autorretenedora y al concepto se le aplica Autorretención. (sirve para generar los informes de autorretención)

Concepto de Autorretención Crédito: Si la empresa es autorretenedora y al concepto se le aplica Autorretención 

Concepto de Autorretención Débito: Si la empresa es autorretenedora y al concepto se le aplica Autorretención 

Cuenta contable Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

• Conceptos de Pago (Cuentas por pagar), se crean desde la ruta: Pagos/Conceptos de pago

Conceptos Tipo Fondos:

Se crean los bancos y las cuentas contables para los Egresos propios y de terceros

Código: Nombre o abreviación del concepto a crear Ejemplo: BANCOLOMBIA_CTE

Descripción: ejemplo Bancolombia arrendamientos

Cuenta contable: la cuenta del egreso

Banco: Este campo no se diligencia

Cuenta Bancaria: Número de la cuenta de fondos

Tipo de cuenta: Seleccionar de la lista si es de ahorros o corriente

Consecutivo de cheque: Solo si aplica

Sucursal: Si la inmobiliaria cuenta con varias sucursales, seleccionar la sede donde se va a utilizar esa cuenta de fondos

Persona relacionada: Se digita el NIT de la inmobiliaria y se selecciona el nombre de la lista 

Cuenta contable de anulación: Solo si aplica

Cuenta contable Siigo: Solo si se tienen la integración activa.

Conceptos Tipo Impuestos: 

Se crean los impuestos y retenciones que le practican los proveedores a la inmobiliaria.

Código: Nombre o abreviación del concepto a crear Ejemplo: RTF HONORARIOS 11

Descripción: Nombre el código Ejemplo: Retefuente honorarios 11%

Cuenta contable: La cuenta de los impuestos pagados.

Concepto para Devoluciones: Concepto usado para devolver el impuesto o retención

Concepto secundario: Opcional

Porcentaje: Porcentaje del impuesto o retención

Monto mínimo: La base del impuesto o retención

Persona Relacionada: Nit de la empresa 

Tipo de recaudo: Seleccionar de la lista si es impuesto o retención

Código DIAN: Código DIAN, no es obligatorio para todos los conceptos de impuestos 

Nombre DIAN: Nombre del impuesto o retención 

Cuenta contable de anulación: Cuenta contable definida para la devolución de la transacción

Tipo de impuesto: Si es impuesto seleccionar de la lista el tipo de impuesto de lo contrario seleccionar N/A

ID Impuesto Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

Cuenta contable Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

Conceptos Tipo Cartera:

Se crean los conceptos y las cuentas contables para los pagos entre terceros

Código: Nombre o abreviatura del concepto Ejemplo: CPP

Descripción: Nombre el código Ejemplo: CXP CANON PROPIETARIO

Cuenta contable: Cuenta del Egreso para terceros

Concepto para Devoluciones: Seleccionar el concepto para devolución (debe estar creado en pagos)

Requiere contrato: Marcar si se requiere contrato para llamar el concepto a un documento

Días de vencimiento: Indicar desde que día cuenta el vencimiento

Es sancionable: Marcar si se cobra sanción de vencimiento para este concepto

Cuenta contable de anulación: Cuenta desde donde se revierte la transacción

ID Forma de Pago Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo 

Cuenta Contable Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

Concepto de anticipo: Esta opción se marca para registros de cartera, si el concepto es de anticipo

Conceptos Tipo Egresos:

Se crean los conceptos y las cuentas contables para los compras y gastos propios

Código: Nombre o abreviatura del concepto Ejemplo: REPAR_LOCAT

Descripción: Nombre el código Ejemplo: Reparaciones Locativas

Cuenta contable: Cuenta para el egreso

Sucursal: Si la inmobiliario cuenta con varias sucursales elegir en cual aplica el concepto o dejar en blanco 

Cuenta contable de anulación: Cuenta desde donde se revierte la transacción 

Porcentaje de Autorretención: Si la empresa es autorretenedora y al concepto se le aplica Autorretención

Concepto de Autorretención Crédito: Si la empresa es autorretenedora y al concepto se le aplica Autorretención 

Concepto de Autorretención Débito: Si la empresa es autorretenedora y al concepto se le aplica Autorretención

Tipo de impuesto: Seleccionar de la lista el que aplique para el concepto

ID Impuesto siigo: Solo si se tiene integración con Siigo 

ID Forma de pago Siiggo: Solo si se tiene integración con Siigo 

Cuenta contable Siigo: Solo si se tiene integración con Siigo

• Despues de gestionar la creación de los conceptos de facturación y pagos se debe crear las referencias que son las que permiten crear reglas transaccionales para atar conceptos entre sí: 

VER REFERENCIAS DE FACTURACIÓN Y PAGOS 

• Ejemplo: Una referencia de facturación de Canon Residencial une:
  • 1 concepto de pagos tipo Cartera.
  • Concepto de facturación tipo Impuesto (sin iva)
  • Concepto de facturación tipo impuesto (Retenciones)
  • Concepto de devolución