Referencias de Facturación y Pagos

Referencias: 

Permiten crear reglas de facturación: Unir los conceptos de ingresos y pagos con los impuestos y retenciones y conceptos para devolución (servicios ofrecidos) y egresos (servicios adquiridos).

• En el caso de los pagos cuando son entre terceros normalmente la cuenta del ingreso es el concepto de pagos que se encuentra registrado en el modulo de pagos/ tipo cartera.
• En el caso de los ingresos propios la cuenta del ingreso será una referencia creada en el conceptos de facturación tipo ingresos, el sistema creara una cuenta por cobrar que ingresa a la cuenta de fondos definido-

Antes de crear las referencias es necesario definir los Conceptos de Facturación y Pagos

¡A TENER EN CUENTA! El sistema por defecto tienen unas reglas de facturación que ya tiene atados los conceptos asociados, estos no se pueden eliminar ni modificar en su estructura porque cambiaría o dañaría los procesos masivos de facturación.  

¿Cuales son?

• LIVING_RENT
• BUSSINESS_RENT
• START_COM
• BROKER_COM
• COMI_PENAL_CONT
• INDEMNIZACIONES
• PENALI_INCUMPL-CONTRATO
• ADM_XP_AD_XC_P
• ADMON_XC_INQ_XP PROP
• RETEICA_BOGT
• CUOTA_ADMON_XC INQ_XP PH
• ADM_XPPROP_XCINQ
• COSTO_BANCARIO
• OTROS_GASTOS

Se pueden crear referencias que permitan realizar facturas manuales según las necesidades particulares de la compañía que no impliquen mover las reglas de facturación del software.

Las referencias están divididas en 3 tipos de Item

En facturación:

Facturas: generan documentos con resolución DIAN. Se usan para facturar ingresos propios o ingresos para terceros en el caso de mandato (Canon)

Nota Interna: Crean cuentas por cobrar entre terceros, diferentes a canon.

Equivalente: N/A

En pagos:

Causación: Para realizar pagos a proveedores

Nota crédito: Para hacer devoluciones de facturas 

Documento Equivalente: Este documento no se encuentra disponible, solo se pueden cargar documentos que ya estén emitidos a la Dian.

¿Cómo crear Referencias?

Ingresando desde Facturación/Referencias se crean las referencias para las facturas ya sean de ingresos propios o para terceros

Diligenciar la información del formulario de creación:

Referencia: Código para identificar la referencia de facturación Ejemplo: LIVING_ RENT

Tipo de item: Seleccionar de la lista si es una referencia para Nota interna o Factura

Descripción: Nombre o descripción de la referencia Ejemplo: Canon Resindencial 

Valor unitario: El valor a partir del cual se puede hacer un documento

Impuestos: Se escoge el concepto de facturación, tipo impuesto que se aplicara a esta referencias Ej. Iva

Retenciones: Se escoge el concepto de facturación tipo impuesto, relacionado con retención en la fuente. Ej. Retefte

Ingresos: Se escoge el concepto de facturación tipo ingreso, o para ingresos entre terceros, el concepto de pagos, tipo cartera.

Referencia para Devolución: Se escoge la referencia tipo pagos que se usa, en caso de generarse una devolución (nota crédito)

Genera ReteICA: Se usa si la referencia a facturar es sujeto de reteICA.

• Después de diligenciar la información seleccionar la opción Guardar para crear la referencia
• Si se requiere crear otra referencias seleccionar la opción Nuevo para limpiar el formulario
• Si se requiere Duplicar la información de la referencia, recordar que se debe cambiar el campo referencia porque no se pueden crear 2 iguales
• Si se desea borrar una referencia seleccionar la opción Eliminar  

Ingresar por Pagos/Referencias en este modulo se crean las referencias usadas para usar en las causaciones/pagos proveedores.

Diligenciar la información del formulario de creación:

Referencia: Código para identificar la referencia de facturación Ejemplo: IMPTO IND Y CCIO

Tipo de item: Seleccionar de la lista si es una referencia para causación o Nota crédito

Descripción: Nombre o descripción de la referencia Ejemplo: IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Valor unitario: El valor a partir del cual se puede hacer un documento 

Impuestos: Se escoge el concepto de facturación, tipo impuesto que se aplicara a esta referencias Ej. Iva

Retenciones: Se escoge el concepto de facturación tipo impuesto, relacionado con retención en la fuente. Ej. Retefte

Egresos: Se escoge el concepto de Causacion o Nota crédito tipo egreso, o para egresos entre terceros, el concepto de ingreso, tipo cartera. 

Referencia para Devolución: Seleccionar el check en caso de que la referencia sea para usar como devolución de un documento realizado en facturación

Referencia para Devolución: N/A

Genera ReteICA: Se usa si la referencia a facturar es sujeto de reteICA. 

• Despues de diligenciar la información seleccionar la opción Guardar para crear la referencia
• Si se requiere crear otra referencias seleccionar la opción Nuevo para limpiar el formulario
• Si se requiere Duplicar la información de la referencia, recordar que se debe cambiar el campo referencia porque no se pueden crear 2 iguales
• Si se desea borrar una referencia seleccionar la opción Eliminar  

Historial de cambios

Todas los cambios realizados en referencias de facturación y pagos, quedan registrados en una tabla de auditoria en la parte inferior de la pantalla, que permitirá llevar un control y seguimiento de cambios, que muestra Fecha, Usuario y descripción de la actividad o cambio realizado.