Pago a proveedores y Causaciones

1.CONTABILIDAD

¿Cómo realizar los pagos a proveedores?

• Desde la opción pagos/pago a proveedores
• Se abrirá el formato de campo para filtrar la información y en la parte inferior de la pantalla encontrara las opciones para gestionar el modulo
• Ingresar por Registrar cuenta por pagar, para registrar la cuenta por pagar al proveedor
• Se desplegaran los campos para ingresar la información de pago
• Diligenciar los campos requeridos de la información de la cuenta por pagar 
  • Sucursal: Se desde la cual se realizara la causación
  • Pagar a: Nit o documento del tercero
  • Consecutivo de la factura: Opcional
  • Vendedor: Nit o documento del asesore que realiza la causación
  • Cobrado a: Nit o documento
  • Dirección de Envío: Nomenclatura
  • Asunto: Ejemplo Reparación del inmueble xxxx
  • Pedido: Opcional, esta información pintara en el XML
  • Porcentaje de descuento: Opcional 
  • Tipo de cuenta por pagar: Elegir del seleccionable Causación
  • Cartera: Seleccionar el concepto de cartera que se va a utilizar EJ. REPARACIONES ENTRE TERCEROS
  • Contrato: Se selecciona el contrato asociado al cobro
  • Moneda: COP
  • Periodo: Opcional
  • Fecha de cobro: Por defecto aparece la fecha actual
  • Fecha de vencimiento: Diligenciar la fecha de vencimiento del documento
  • En este caso se selecciona el Check  la factura de pago a proveedores, esta opción las siguiente opciones:
    • Sin proceso de verificación, se marca cuando no se necesita verificación o aprobación 
    • Fecha de pago a proveedor: La fecha en la que se realizara el pago
    • Verificador: Nombre de la persona valida los datos de la causación
    • Aprobador: Nombre de la persona autorizada el pago
  • Observación, en este campo se puede agregar información importante para el pago

ITEMS

Esta información hace referencia a los servicios y/o productos adquiridos por la inmobiliaria (referencias de pago).

• Referencia: Seleccionar la referencia de pago Ej. ENERGÍA ELECTRICA
• Cantidad: unidades obligatorio
• Descripción: La descripción es automática depende de la referencia seleccionada y puede ser editada para más detalle.
• Valor Bruto: Se digita el valor en números sin caracteres especiales
• Tercero relacionado: Nombre o documento del tercero al que se le realiza la CXC
• Impuestos: Este valor es automático depende de la referencia seleccionada
• Cuenta activa: Es automático depende de la referencia seleccionada

Después de registrar la información dar clic en Guardar y el registro quedará en la tabla de items

Impuesto y retenciones

Por lo general esta información se carga automáticamente dependiendo de la referencia seleccionada en el anterior formulario y el tercero relacionado 

Sin embargo si se requiere editar o adicionar algún impuesto o una retención, se puede registrar en esta tabla así:

• Item
• Impuestos
• Valor base
• Valor impuesto 

Después de registrar la información dar clic en Guardar y el registro quedará en la tabla de impuestos y retenciones

Totales 

Muestra el valor total a pagar al proveedor por la factura (Total a recaudar).

después de finalizar el proceso dar clic en Registrar cuenta por Pagar, esta desplegará un cuadro de diálogo informando "cuenta por pagar registrada, Consecutivo: XXXX"

¿Cómo adjuntar la factura en pdf?

Se busca la causación generada y se da click en el botón "Agregar Archivo" se selecciona el archivo y se da click en el botón "Guardar"

Al finalizar se debe ingresar nuevamente y seleccionar la cuenta por pagar generada para que se abra la ventana de detalle de movimiento, y en la parte inferior seleccionar la opción Generar verificación. 

Importante: Este es el botón que dispara la actividad de VERIFICACIÓN a la persona seleccionada en el documento.

Si se desea realizar este proceso para varios pagos se filtran los pagos y seleccionar la opción Generara Verificaciones.

•  Aparecerá un aviso informando que:

2. VERFICADOR:

• Quedará pendiente de ser verificada por la persona seleccionada en el registro a la cual le llegará una Actividad.
• Después de realizar la verificación el registro queda con un estado de aprobación: Verificado.

3. APROBADOR

• La persona asignada como aprobador debe realizar la aprobación desde la lista de estado de aprobación seleccionar la opción Aprobado y seleccionar la fecha de pago a proveedor. Allí se desplegará un aviso de confirmación para continuar con la aprobación y se selecciona SI.

Luego de realizar la verificación y aprobación de los pagos a proveedores, se puede realizar el Pago.

4. TESORERÍA

¿Cómo realizar el lote para el pago masivo a proveedores?

En el modulo de pagos/pagos a proveedores:

• Seleccionar la opción Pago Masivo
• Se desplegará un formato para seleccionar
  • fecha de pago asignada - se elije la fecha de los pagos a realizar
  • Cuenta de fondos- seleccionar de la lista según la parametrización de cuentas de la inmobiliaria
  • Forma de pago- seleccionar de la lista (transferencia, cheque, PSE, otro)
  • Referencia de pago-  obligatorio- A elección del usuario
  • Por ultimo Efectuar Pago masivo
• El sistema presentará un mensaje de aprobación y para continuar seleccionar SI