Firma Electrónica de contratos

Proceso para envío a firmas integración Auco

En personas/personas se habilitó un nuevo campo cuando se selecciona una persona Jurídica para Editar representante Legal, para la firma de los contratos.

Al seleccionar este campo se habilita un formato para diligenciar:

Nombre: Representante legal de la empresa

Identificación: Número de documento

Teléfono de contacto: Número de WhatsApp para la firma

Email: Correo para la verificación de la firma

Después de diligenciar los campos se da clic en guardar

• Ingresar a contratos/contratos seleccionar el contrato a firmar y desde el menú izquierdo ingresar a Editar.
• Desde el contrato ingresar en el menú de la izquierda Firma Electrónica
• Seleccionar el contrato que se va a firmar y verificar que el contrato esté correctamente diligenciado
• Se carga nuevamente a Mobilia desde la opción Cargar, al momento de subir el documento se habilitará un cuadro con la información de las personas que firmarán el contrato
• Enviar a Firma: al seleccionar el archivo del contrato, se desplegará la configuración de envío con los datos del representante legal asignado, allí se debe diligenciar:
  1. Asunto
  2. Contenido del Email
  3. Parametrizar recordatorio automático
  4. Activar verificación de identificación con código OTP -el medio de verificación-check
  5. Activar verificación con cámara- check
  6. Realizar proceso de firma por WhatsApp- check

• Enviar a firmar, sale una alerta “Está seguro de enviar a firmar el documento” SI, llegará un cuadro de dialogo “El documento…Contrato de…. ha sido enviado para ser firmado por las partes”
• Este envío se informará por integración y las partes deben seguir las instrucciones de la API enviados según la parametrización.
• En el estado de firmas de documentos estará disponible el Estado Firmas, cuando el contrato se encuentre firmado el estado cambiará a Firmado.
• Notificación: cuando se firma el contrato llega una notificación informativa al Rol de contratos para que sepan que el contrato fue firmado por las partes.
• En el histórico del contrato quedará registrada la información del proceso de firma del envío a Firmas y respuesta de la Firma.
• Seleccionar Archivo Digital, se descarga el archivo ya firmado, ya que la integración trae el documento después de la firma a Mobilia automáticamente.