Gestión de contrato

Despues de recibir la orden de contrato desde el área comercial llegara una actividad al área de contratos para activar el semáforo y las tareas de contrato, el contrato en este punto ingresara en estado borrador.

¡A tener en cuenta! las tareas de contrato están ligadas al semáforo dentro del contrato, al resolver cada una de las tareas se puede visualizar en el contrato en la parte superior en que tarea se encuentra la gestión.

¿Que debes tener en cuenta a la hora de revisar el contrato?

Los contratos en gestión contiene ciertos módulos que de deben revisar y diligenciar para que el contrato traiga la información correcta a la hora de enviar el documento a firmas, los principales para firma son: Términos, partes, pagos y administración que hacen parte de la información que se descarga en el contrato, recordar que el contrato se debe descargar en formato Word, revisar, corregir y subir nuevamente en formato PDF para enviarlos a firmas. Pero también hay otros datos a tener en cuenta para facturar y realizar pagos.

Te contamos de que trata cada uno:

Términos:

Esta información ya viene diligenciada casi que en su totalidad por el área comercial, se debe rectificar el tipo de contrato (Comercial o vivienda) porque las condiciones comerciales son distintas.

Confirmar la información de la aseguradora y el numero de la solicitud ya que este dato es importante para el reporte de aseguradoras.

Confirmar canon de arrendamiento, duración del contrato, fechas de inicio y fin, fecha de primera factura, fechas y condiciones de incremento, fecha de renovación, porcentaje de comisión del inquilino, limite de indemnización, contratos de SSPP, si tiene comentarios para clausulas y condiciones comerciales especiales.

Partes:

La información de las partes de contratos también es enviada desde el área comercial, normalmente el comercial debe diligenciar por lo menos la información del arrendatario principal y el propietario, se debe revisar si el contrato posee mas propietarios y agregar la información desde la opción nuevo y seleccionando el Rol de la persona en el contrato, crearla de cero si la persona aun no existe y si ya se encuentra en la base de datos, digitar el número del documento o nombre de la persona para agregarla.

Pago:

Validar la comisión del propietario, si esta incluido el iva del canon en la comisión, si el pago al propietario es contra recaudo, si se le aplica reteica siempre, si se retiene IVA al propietario , si la inmobiliaria paga el predial, información de pagos pendientes de SSPP o administración (Lo que se diligencia en estos campos se le puede descontar al propietario en la primera factura, verificar o ingresa el día del pago a propietario y diligenciar la información del beneficiario de pago de cada uno de los propietarios que hacen parte del contrato.

Administración:

Si la propiedad tiene cobro de administración y lo paga la inmobiliaria y se gestiona el cobro se debe diligenciar la información Información del contacto (datos de la admon), información de pago, de finir si la paga la inmobiliaria, si se le cobra al inquilino, el valor de la cuota, el día de pago de la administración, si el aprovechamiento del descuento pronto pago queda para la inmobiliaria, si tiene descuento pronto pago, diligenciar el valor con descuento.

Archivo digita:

En este modulo se encuentran almacenados todos los documentos subidos por el comercial y donde se deben cargar todos los documentos necesarios, facturas de admon, sspp, contratos, validar que los documentos requeridos se encuentren en el archivo...

Descuento a propietarios:

En este modulo debe cargar todos los documentos a compartir con el propietario en el modulo de autogestión.

Contrato:

En este modulo se regenera y descarga el contrato en formato word

Firma electrónica:

En este modulo se gestiona la firma electrónica del contrato, después de descargar y ajustar la información se debe cargar en firma electrónica para enviar los contratos a firma.

Historial:

Encontraras el histórico de cambios realizados en el contrato,

Ver Inmueble:

Al selecciona esta opción, el sistema te direccionara a la información del inmueble.

Novedades:

En un contrato nuevo se aplicaran automáticamente las novedades de pausar facturación y pagos, debido a las particulares en la primera factura (cobros únicos, acuerdos, liquidaciones pendiente, administraciones pendientes...)

En este modulo se pueden registrar o retirar novedades al contrato.

Cobros otros inmuebles:

Si el propietario tiene otros inmuebles sobre los cuales se debe realizar algún cobro pero no tiene ningún contrato asociado a dicho inmueble, se puede realizar desde un contrato vigente que tenga el propietario.

Acuerdos:

Si existen acuerdos de pago como: Periodos de gracia, Canon escalonado...Se parametrizan en este modulo, entonces cuando existen acuerdos comerciales al momento de facturar el sistema tomara como base el acuerdo y no el valor del canon actual, la comisión inicial del inquilino si sera basada en el canon y la comisión del propietario basado en el valor facturado.

Liquidación SSPP:

Se registraran en este modulo las liquidaciones de servicios públicos, cuando la inmobiliaria es quien lo gestiona.

Cobros únicos:

Hace referencia a cobros que solo se realizaran una vez en el contrato, como por ejemplo: Seguros.

Otro si:

Este modulo es usado en el caso de que después de firmado el contrato y pasado a estado vigente se deba realizar algún cambio, ejemplo: cambio de fecha de finalización, beneficiarios de pago, cambio de partes...

Editar Fechas de contrato:

Este modulo es muy importante y solo algunas personas tendrán acceso a el, permitirá realizar cambio en la Duración del contrato, Fecha de inicio, Fecha Fin, Fecha de primera facturación, Fecha de renovación. Estos datos se deben revisar y modificar en la primera tarea, antes de enviar el contrato a firmas, para garantizar la correcta información en el contrato que se enviara al cliente para la legalización del negocio.

Gestión de un contrato nuevo: 

1. Para gestionar un contrato este se debe encontrar en estado borrador, que quiere decir que el contrato ya salio del área comercial.

• Llega una actividad de validación en el icono en la parte superior de la pantalla.

• Al seleccionar la actividad el sistema lanza un mensaje en pop up para revisar la Orden de contrato, al seleccionar la opción si, se crea la primera Tarea de contratos, en la Ruta:Contratos/tareas de contrato.

VER Cómo gestionar las tareas de contratos.

• Puedes verificar como va la gestión del contrato en la barra superior dentro del contrato y las tareas se marcaran en color verde que significa que es ese punto va la revisión y los que están pendientes quedaran en color gris.

• En el la barra superior de mobilia también se informara la gestión y pendiente de los contratos, seleccionando el icono de notificaciones.

• Reclamar y resolver las tareas de contrato como se muestra en el articulo compartido. 
  • La gestión de revisión de cada tarea dependerá de los procesos internos de cada compañía Ejemplo:

• Nueva Orden de contrato: Revisar Términos, partes y pagos para garantizar que la información consignada por el asesor comercial en la orden de contrato es correcta y completar los datos, como SSPP, beneficiarios de pago, clausulas, información de propietarios, responsabilidades fiscales, acuerdos.. para poder enviar el contrato a firmas.

2. Enviar el contrato a firmas: 

• Gestionar el Envió a Firmas y el la fecha de ocupación o primera factura.

Si el contrato se marca para firmar de manera física, verificar que se encuentre firmado por las partes y subir de forma manual al archivo digital, si se marca para Firma via AUCO, verificar que el contrato sea retornado al Archivo Digital. ¡Importante! El contrato se envía a firmas desde la primera tarea Nueva Orden de contrato después de resolver presenta la opción para esta gestión .

3. En este punto de la gestión se envía a validación del contrato para pasarlo a vigente, después de gestionar las tareas y verificar que la firma de las partes de contrato, en la parte inferior del contrato, seleccionar la opción Enviar contrato.

VER Firma Electrónica de contratos

• Revisar Administración: Validar que la propiedad se encuentre al día con la copropiedad en caso de que la inmobiliaria la pague o gestione el cobro al inquilino y realizar las notas de cobro correspondientes a las partes del contrato anterior o gestionar con el propietario.
• Revisar SSPP: Validar que la propiedad se encuentre al día con las facturas de servicios públicos en caso de que la inmobiliaria la pague o gestione el cobro al inquilino y realizar las notas de cobro correspondientes a las partes del contrato anterior o gestionar con el propietario. 

Se abrirá un mensaje de confirmación

• Le llega la actividad para realizar la validación del contrato.
  • Seleccionar el contrato y en el menú contextual seleccionar validar.
  • La observación es opción y quedara registrada en el histórico del contrato, si selecciona Validar contrato este pasara a vigente y si selecciona Rechazar, el contrato quedara en Rechazado que es un estado que no se puede devolver.
    
  • Despues de tener el contrato en Vigente el contrato traerá todo el menú transaccional entre otras opciones, se deben resolver las tareas transaccionales.

• Facturar: Revisar términos del contrato para validar que cobros se le realizaran en la primera factura, Valores de comisiones, si el contrato tiene acuerdos comerciales, costos bancarios, cobros únicos asociados al contrato, deducciones a propietario... y generar la primera factura. VER Facturación de un contrato nuevo
• Gestión de cartera: Verificar que el arrendatario realice el primera pago y realizar el Recibo de caja en caso de que este no se realice por pasarela de pagos 
• Gestionar Primer pago: Realizar el primer pago a propietarios, validando que los cobros que se le deben hacer al propietario en caso de que el contrato lo indique.