Facturación Electrónica

Mobilia actualmente cuanta con una integración con Cadena y con un modulo de gestión de emisión, envío y consulta, la cual se le brinda como opción a los clientes, pero tiene la posibilidad de integrarse con otros proveedores tecnológicos vía API.

Un proceso automatizado

El sistema, todos los días en las horas de la noche, realiza la emisión masiva de facturas a la DIAN y una vez obtiene la respuesta de aceptación por parte de dicha entidad, realiza el envío del archivo .zip que contiene la representación gráfica de la factura con su respectivo CUFE, código QR y el archivo xml a los correos electrónicos previamente parametrizados en el módulo de Personas, en el campo de "Email Facturación Electrónica".

¡IMPORTANTE!

Para que el cliente reciba la documentación de la facturación electrónica, es necesario que se parametrice la información en el tercero desde el modulo de personas, el Check "Enviar Correos Electrónicos" debe estar marcado para que pueda recibir el .ZIP mencionado.

Facturas emitidas a la DIAN

Cuando se realiza la emisión de documentos a la DIAN ya sea manual o de forma automática, se pueden presentar Fallos y los documentos quedan con estado FALLO normalmente por error en la integración o intermitencias en la DIAN (en estos casos el sistema realiza varios intentos hasta que el documento quede en estado ÉXITO) en otros casos comunes los documentos quedan FALLIDOS porque el documento presenta errores en alguno de los campos obligatorios y en este caso el usuario debe realizar las correcciones (Código postal, error en el documento del cliente, entre otros), cuando se corrige el documento se vuelve a integrar para emisión ya sea de forma Manual o automática.

¿Cómo saber si la factura se emitió (Éxito) o no se emitió (Fallo)?

NOTA: para realizar cualquier tipo de consulta es obligatorio seleccionar la Sucursal donde se realizo la factura y el Tipo de Log Integración
Para saber el estado de los documentos emitidos el módulo Administración/Logs Alianzas Cadena, presenta varios filtros de búsqueda entre ellos: 

• Estado: Seleccionar el estado FALLIDOS para buscar solo los documentos que tuvieron problemas para integrarse; ENVIADOS para consultar los documentos que se emitieron o AMBOS para consultar todos los documentos, el sistema muestra tanto el log de Fallo y el de Éxito si es el caso. 
• Lote de integración: Con el número de lote de emisión puedo buscar todos los documentos emitidos en el mismo lote.
• Consecutivo: Desde este filtro podemos buscar un documento especifico con el número de la factura seleccionando el estado de la búsqueda.
• Fecha: Este filtro nos permite buscar los documento emitidos en un rango de fechas.
• Consecutivo: Si se quiere buscar un documento especifico

• El sistema nos arroja ambos resultados del documento, en caso de que se presente fallo y en el intento de integración nuevamente quede exitoso.

• Si se quiere un reporte del estado final de las facturas de un día específico, se debe escoger el filtro de fechas y seleccion el botón "Exportar Reporte"

Una vez se oprime el botón OK en el cuadro de dialogo el sistema te direcciona al modulo de generación masiva de reportes que también puedes encontrar en el modulo Documentos/Descarga de reportes, se genera un documento en Excel, que se descarga dando clic en el icono que aparece en la primera columna como se ve en la siguiente guía visual. 

El reporte obtenido muestra el último estado del documento y la respuesta de integración generada por la DIAN.

Consulta de Facturas ENVIADAS al cliente

Para revisar si un consecutivo de factura o nota crédito fue enviado al cliente, o los eventos que se han presentado con ese documento, se debe consultar la siguiente ruta:

• Administración/Logs Alianzas Cadena
• Consecutivo: copiar el consecutivo de la factura consultar o dejar en blanco si de desean consultar varios documentos.
• Sucursal: seleccionar la sede donde se realizo la factura
• Tipo de Log: Auditoria
• Estado: Exitoso
• Fecha: Seleccionar el rango de fecha en la que se emitió el documento, si no se indico consecutivo el sistema arrojara todos los documentos que se emitieron en las fechas seleccionadas.
• Después de realizar los filtros seleccionar Cargar Log el sistema despliega una tabla, indicando los Logs (eventos) que ha tenido cada documento, para saber si se envió o no, debe tener el Log que indica que: "Se ha enviado el email adjunto con el archivo comprimido a xxxx@xxx.com"
• El sistema permite Descarga el documento o Reenviar Zip

¿Cómo reenviar los documentos al cliente?