Módulo- Personas

Personas/personas

En este módulo se pueden gestionar los datos de los usuarios (clientes-colaboradores), creación, administrar los permisos y definir los Roles.

Cómo crear una persona-usuario

Para crear una persona en Mobilia ingresar por la Ruta: Personas/personas

• Al ingresar se visualizarán los usuarios existentes. Al selecciona un usuario del listado el sistema permitirá adicionar y modificar los datos de la información básica, información laboral, información tributaria, asesor comercial, información del sistema y segmentación.
• Para filtrar la información específica de un usuario, poner el nombre o identificación del usuario en la casilla de búsqueda y dar clic en Buscar.

Para Editar datos, seleccionar el usuario y en la parte inferior modificar los datos requeridos y dar clic en Guardar.

Para crear un nuevo usuario, en la parte superior derecha de la pantalla seleccionar la opción Nuevo y diligenciar los datos del usuario en la parte inferior de la pantalla:

Información Básica 

Persona: Si es Jurídica o Natural 

Identificación: CC, Nit,CE, TI, PS, CIF; NE, RC.

Razón social: Para personas jurídicas

Primer nombre

Segundo nombre

Primer apellido

Segundo apellido

Teléfono 1 

Teléfono 2

Teléfono celular: (Obligatorio) Se usa para notificaciones vía SMS, incluyendo envío de firma de documentos vía Whatsapp

Dirección de correspondencia: Obligatoria (Campo obligatorio para reportes a la Dian)

Condominio de correspondencia 

Ciudad: Campo obligatorio para reportes a la Dian. Se selecciona el código de la ciudad y si no existe el código, se debe enviar un requerimiento a soporte para la creación del mismo en la base de datos.

Sector: Se selecciona el código del sector (barrio) y si no existe el código, se debe enviar un requerimiento a soporte para la creación del mismo en la base de datos. 

Identificación beneficiario de pago: Este campo aplica para las personas (propietarios, administraciones, proveedores) que se les hacen pagos a través del sistema.

Nombre beneficiario de pago: 

Banco: Se debe seleccionar el banco de una lista desplegable

Cuenta : Número de cuenta de la persona a la que se va a realizar el pago(propietarios, administraciones, proveedores)  

Email: Obligatorio (este email es usado para el envío de todas las notificaciones transaccionales del sistema)

Email alternativo 

Email facturación Electrónica (Este email se usa exclusivamete para el envío de la facturación electrónica)

Fecha de nacimiento

Seleccionar la opción de recepción de información:

• Enviar correo Electrónicos? Con esta opción se habilita el envío de todas las notificaciones automáticas del sistema.
• Enviar correspondencia? Se usa si se requiere la impresión y envío de documentos físicos a la persona

Tipo de cliente: propietario, inquilino, codeudor,  Copropiedad, contratista, colega, proveedor, colaborados, este campo es obligatorio para que el sistema llame al usuario según el proceso que se realice.

Ejemplo: si es una administración debe ser marcado como Administración para que pueda ser llamado en términos de contratos.

Cuando se seleccionar la opción Copropiedad  se despliega:

• Banco Alternativo
• Cuenta alternativa 
• Formas de pago: cheque, transferencia o PSE

Información laboral (Este información es opcional, puede aplicar para tipos de clientes puntuales, ejemplo los codeudores)

Empresa

Cargo

Dirección

Salario

Información tributaria

Actividad económica: Código de la actividad económica asociada en el Rut.

En este campo se seleccionan las responsabilidades fiscales, que se verán reflejadas en los procesos de facturación.

Asesor Comercial

Se registra esta información para calcular las comisiones del Asesor en caso de ser cliente el usuario registrado.

Sucursal

Comisión por cierre de negocio

Comisión por captación

Información del sistema: Se usa para la creación de usuarios (empleados) en el sistema, y la parametrización de roles y permisos dentro del mismo.

Nombre de usuario:

Nueva contraseña:

Id metro cuadrado:

Inactivo

Llaveros

Segmentación

en esta opción  se parametriza si pertenecen algún grupo especifico de segmentación de clientes y si se tiene asignado algún ejecutivo de cuenta en la empresa.

Segmento: Evoluciona, Visionario 

Responsable: persona asignada al segmento

Subir foto del asesor

Se carga la foto en formato Imagen desde la opción seleccionar y Cargar

Personas - Llaveros de acceso

En esta opción permite visualizar y parametrizar los permisos disponibles del sistema, de esta forma poder asignar a los usuarios el Rol con los permisos que requieran y mostrará solo las opciones a las que se les brinde acceso.

Rol: Permite seleccionar el rol y despliega los códigos con su descripción y las casillas marcadas con los permisos actuales

Si se requiere modificar algún permiso se seleccionan las casillas y se da clic en Guardar Llaves

Personas - Carga Masiva de personas 

Esta opción permite cargar masiva mente las personas (clientes o usuarios empleados)

Se descarga la plantilla para diligenciar las personas con el formato requerido, se sube el archivo desde la opción seleccionar y Cargar.

Personas - Actualizar clientes

Este modulo es mas limitado, es utilizado por ejemplo para las áreas comerciales que requieren modificar datos básicos y laborales de los cliente.

Buscar personas: Este filtro permite buscar por nombre o identificación del cliente

Información Básica

Nombre No se puede modificar 

Información que se puede modificar 

Fecha de nacimiento

Estado Civil

Género

Teléfono 1

Teléfono 2

Teléfono celular 

Dirección de correspondencia

Condominio de correspondencia

Ciudad

Correo electrónico

Información Laboral

Empresa

Cargo

Dirección 

Salario

Después de modificar los datos dar clic en Guardar, para dejar los cambios registrados.

Personas - Archivos

Este modulo permite cargas los archivos a nivel de clientes, de esta forma al elaborar los contratos los documentos del Archivo digital cargaran automáticamente. 

Identificación: se busca el documento del usuario al cual se le cargara los archivos y dar clic en Buscar

Nombre: se asigna nombre al archivo a cargar 

Añadir Archivo: desde la opción seleccionar se busca el archivo y se sube desde la opción Cargar, la información quedara registrada en el cuadro de archivos.

Personas/Encuestas

Esta opción permite visualizar el resultado de las encuestas realizadas a en el modulo de personas.

Para buscar los resultados de las encuestas:

• Seleccionar la Sucursal
• Buscar el Responsable Realización Encuesta, por número de documento o nombre
• Fecha de Creación Encuesta 
• Fecha de Actualización Encuesta
• Seleccionar la opción Buscar para que el sistema arroje el cuadro de resultados, esta información se puede descargar desde Exportar XLS